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         某位客戶要在上海舉辦一次獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)，她明確提出了需要哪種客房，并且考察了所有的房間，其中包括海景房，即飯店可以觀看海上景色的最好的房間。在開(kāi)預(yù)備會(huì)時(shí)我們發(fā)現(xiàn)，飯店想把客戶安排在條件略差的房 間里‘原來(lái)在我們簽訂合同之后，飯店改變了各類房間的名稱。幸好我們?cè)?先的活動(dòng)工作單不僅標(biāo)注有合同里訂好的房間號(hào)，而且還注有房間的名稱和類型。他們把他們的新示意圖給我看，我則把我的舊示意圖和簽訂的合 同展示給他們看。他們說(shuō)其他人已經(jīng)簽合同預(yù)訂了那些海景房，不能進(jìn)行 任何變動(dòng)，但我提出了異議。活動(dòng)策劃的基本規(guī)則之一就是不要接受對(duì)方說(shuō)“不”的回答。結(jié)果我們打電話給這家連鎖飯店的副總’他很快把事情解決了，我的客戶獲得了最初預(yù)訂好的所有房間。所以將合同原件和示意圖 帶在身邊至關(guān)重要，正因如此，我才能迅速采取行動(dòng)，在客戶和客人到來(lái)之前把所有問(wèn)題解決。

 

          當(dāng)你舉辦一場(chǎng)活動(dòng)時(shí)，你必須比客人提早到達(dá)，以確保一切都已準(zhǔn)備就緒。一定要最后審查一遍你跟飯店和與活動(dòng)有關(guān)的供應(yīng)商們簽訂的合同和準(zhǔn)備的活動(dòng)工作単。根據(jù)活動(dòng)的復(fù)雜程度，提前審查工作少則需要三人，多則牽涉到千人。每個(gè)人都必須步凋一致。他們必須一批一批地按指揮工作，就像一個(gè)接力隊(duì)，每個(gè)人在最合適的時(shí)刻把短棒傳遞給下一個(gè)人。如果有人把短棒掉落在地上，另一個(gè)人必須立即把短棒撿起，繼續(xù)跑，而不落下一步。通過(guò)與相關(guān)人員核查你的合同以及活動(dòng)工作單，你能確保合同里的每一項(xiàng)內(nèi)容都得到落實(shí)。你的目標(biāo)是所有相關(guān)人員都能步調(diào)一致地工作，所有達(dá)成協(xié)議的東西都落實(shí)到位。

 

          另一個(gè)例子是在加勒比海游船上舉行的一次獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)。我在客人到達(dá)之前飛到了每一個(gè)海港為他們的到來(lái)進(jìn)行準(zhǔn)備。我們已經(jīng)計(jì)劃在活動(dòng)預(yù)訂 的最后一個(gè)海港下船舉辦告別慶典活動(dòng)。當(dāng)我星期五深夜到達(dá)這個(gè)海港 時(shí)，我注意到，在我們將舉辦告別活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)出口外的停車場(chǎng)上，有幾輛難看的載重卡車，卡車車主們把那里當(dāng)作了周末停車的地方。這些卡車影響了會(huì)場(chǎng)的效果。所有的合同和通信聯(lián)系中都強(qiáng)調(diào)這個(gè)區(qū)域必須保持整潔暢 通。因?yàn)楹贤幸延忻鞔_規(guī)定，而且我有合同副本，所以我就找到卡車所屬的公司，請(qǐng)他們把車開(kāi)走。