上海最有經(jīng)驗公關(guān)策劃公司 客人的名單以及相關(guān)信息
你的目標(biāo)觀眾是誰？誰將會被列入你的客人名單？，打算邀請哪些人？為什么邀請？活動多種多樣，對象也就千差萬別。你要確保參加活動的都是應(yīng)該來的人，而不是能來屋子的人。如果你向某位客人發(fā)出邀請，一定要在請?zhí)蠈懨魇欠窨梢赞D(zhuǎn)讓給他人。在一些情況下由別人代替被邀請人是可以接受的，但在另外一些情況下，你可能會因為邀請的人數(shù)有限而需要確定優(yōu)先順序。這樣的話，如果位于A組名單的客人不能參如，就應(yīng)該用名單上的下一位客人代替。這種情況下你是很不愿意讓你并不認(rèn)識的人來代替你最初邀請的客人的。
需要誰來參加呢？如果想使這次活動引起媒體的關(guān)注，那么應(yīng)該邀請多少記者？需要請政府官員來嗎？應(yīng)該請公同職員，還是顧客或供應(yīng)商？如果同時邀請不同的群體將會產(chǎn)生計么樣的效果？例如，一家飯店連鎖集團(tuán)在舉辦客戶答謝活動時，既邀請了某些潛在的公司客戶，又邀請了競爭對手公司的銷售人員。當(dāng)對手公司的銷售人員竭力吸引這些潛在客戶的注意力時，結(jié)果如何呢? 一方面是銷售人員盡量靠近潛在客戶，努力吸引他們的注意，希望能爭取這些客戶，遏制競爭對手.另一方面，這些潛在客戶卻如坐針氈，頗感尷尬。其實(shí),他們可以把這次活動分為兩場——一場為潛在客戶舉辦，一場為那些銷售人員舉辦。或者，如果飯店確實(shí)想展示自己的能力，也可以為所有人舉辦二次盛大的、引人注目的活動，但關(guān)鍵是，飯店要對客人之間會產(chǎn)生怎樣互動做到心中有數(shù)，并根據(jù)活動的預(yù)期目標(biāo)來決定邀請誰。
邀請多少人
在你開始為活動尋找舉辦場地之前，你必須知道將參加活動的客人人數(shù)以及活動所包括的一些內(nèi)容。
下面是一些你需要考慮的事項：
需要安排過夜住宿嗎？要為多少人安排？
客房數(shù)量應(yīng)該根據(jù)一人一間還是兩人一間來預(yù)訂？
會不會需要VIP套房？
如果活動在白天舉辦，是否需要安排一個專門房間供客人更換衣服或者私下會晤之用？
需不需要提前退房或者延遲退房?
會議廳要能夠容納多少與會者？
打算怎么布置房間？是劇院式、8人圓桌式、U型，還是中空方形？需要有展示區(qū)嗎？上餐的方式如何？是否需要留出空間擺放自助餐桌或者食品臺呢？
是否需要安裝背投、搭建舞臺或設(shè)立翻譯間？
是否需要一些分會議室，以便客人在主會議室會議結(jié)束后召開小型會議？有多少人參加分會？會議持續(xù)多長時間？每個分會議室如何布置？需要視聽設(shè)備嗎？
需要單獨(dú)的房間供客人就餐或者茶歇嗎？會有多少人參加？是站著還是坐著？
需要給工作人員提供房間或辦公室嗎？
需要一個僻靜的區(qū)域來安排布置工作嗎?這個區(qū)域要能夠容納多少人?
舉辦的活動屬于什么類型？例如，有沒有拍賣活動？需要多少張桌子?
招待會是站式的嗎？是不是只安排一些零散的座位就可以了？是在個獨(dú)立的區(qū)域舉行嗎？
晚餐是盤式的正式服務(wù),還是自助餐？
如果是坐式宴會，餐桌是8人、10人圓桌還是長方形桌？
是否需要舞臺、樂隊或舞池呢？
客人概況:他們是誰
客人有什么年齡特征？
客人是和配偶一起來，還是一個人來？這是不帶配偶的公司活動嗎？（如果是，安排跳舞可能會不合適）。
參加籌款活動的贊助公司購買的是個人票，還是10人桌票?要帶家庭成員和朋友來嗎？客人構(gòu)成情況如何？是公司人員、朋友和家庭成員，還是兩者兼而有之？
會有兒童或者青少年參加嗎？有大人陪同嗎？要注意法律規(guī)定的飲酒年齡，提醒主辦方檢查他們的身份證。
客人們將乘坐什么交通工具？是自己開車來，還是乘坐接送客人的大巴？要考慮公共交通工具嗎?
某家大公司準(zhǔn)備主辦一次由 3000名年齡在19——24歲之間的年輕人參加的多媒體活動。對于這樣的活動，是否具備方便的公交系統(tǒng)就成了選取活動舉辦地點(diǎn)的關(guān)鍵因素。
客人名單清單
準(zhǔn)備名單：活動舉辦6個月前
至少提前8周時間來準(zhǔn)備客人名單，要確保地址都是有效的，并標(biāo)明互見。
客人名單：要注意消防部門所規(guī)定的最大房容量
如果忽視了消防部門在空間容量、安全出口、衛(wèi)生間和標(biāo)志等方面的規(guī)定，你的活動很可能會被取消。增加容量有多種方法，比如安裝室外帳篷,增添更多的衛(wèi)生間設(shè)備等。
注意郵件遞送的時間和客人的回復(fù)日期。
客人是否會因為學(xué)校放假而出國了？圣誕節(jié)、新年、逾越節(jié)、復(fù)活節(jié)之類的節(jié)日是否會影響活動舉辦的時間？
善達(dá)公關(guān)，14年公關(guān)活動策劃執(zhí)行經(jīng)驗，是上海最有經(jīng)驗公關(guān)策劃公司，歡迎咨詢 021-60513666
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