上海公關(guān)公司：企業(yè)年會管理與創(chuàng)意
2013-03-18 10:38:40
企業(yè)年會是企業(yè)激揚(yáng)士氣、部署戰(zhàn)略、制定目標(biāo)的一場“家庭盛會”，可是如何才能不斷創(chuàng)新，獲得“眼球”，卻越來越讓每一個年會籌辦者煞費(fèi)苦心。本文重點(diǎn)闡述了企業(yè)年會的活動管理和創(chuàng)意策略法則。
活動管理
活動管理是整個年會得以順利推進(jìn)的關(guān)鍵步驟，充足的人員準(zhǔn)備和精細(xì)的環(huán)節(jié)安排至關(guān)重要。
成立管理小組 成立年會管理小組主要是為了更好地協(xié)調(diào)各部門的事務(wù)及更有效地調(diào)配公司的各種資源。通常管理小組的成員由各部門領(lǐng)導(dǎo)指派(本部門的活躍份子)，而該小組的總負(fù)責(zé)人要在短期內(nèi)組成一個團(tuán)結(jié)而強(qiáng)大的團(tuán)隊，號召有組織能力的人去發(fā)動公司員工參與年會的表演活動。此外，小組成員還要負(fù)責(zé)安排排練場所，采購所需物品，邀請相關(guān)人員等工作，每個成員要能夠獨(dú)立完成工作，并及時向總負(fù)責(zé)人報告，確保活動的順利進(jìn)行。同時，總負(fù)責(zé)人應(yīng)準(zhǔn)備一套應(yīng)急預(yù)案，以防突發(fā)事件。
節(jié)目預(yù)演 年會的表演人員大多是企業(yè)員工，因此管理小組要邀請專業(yè)老師對其進(jìn)行指導(dǎo)并協(xié)助編排節(jié)目。在預(yù)演中，要集中所有演出人員及主持人，按照時間順序現(xiàn)場彩排各個環(huán)節(jié)，讓所有演出人員熟悉舞臺位置，掌握時間分配。在節(jié)目預(yù)演中需要對所有設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，包括用于演示的筆記本電腦是否設(shè)置了自動關(guān)機(jī)或者屏幕保護(hù)程序，活動現(xiàn)場需要演示的PPT文件投影出來是否足夠清晰等，這些細(xì)節(jié)看似微小，卻很重要。
場地選擇與布置 每個企業(yè)都希望通過年會激勵員工士氣、營造組織氣氛、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，因此現(xiàn)場氣氛不僅要營造出家庭聚會般的溫馨，而且還要在輕松愉快的氛圍中，放松心情，熔煉團(tuán)隊。企業(yè)要根據(jù)年會的參與人數(shù)、環(huán)節(jié)設(shè)置和主題思想來選擇場地，比如充分體現(xiàn)現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵的商務(wù)型酒店，既能舉行小型活動，還能舉辦大型活動;度假型酒店集休閑、娛樂于一體，而且還能提供相應(yīng)的年會設(shè)施、美食和各種特色活動。如果資金允許，還可以選擇風(fēng)景優(yōu)美、溫度適宜的海邊度假酒店，能夠使員工和客戶在回歸自然的親密感覺中體驗到企業(yè)對他們的關(guān)愛。有時公司希望打造一個別具匠心的年會，特色酒吧也不失為一個好的選擇。
根據(jù)年會的具體情況，設(shè)計并安排會場布局。通常在年會開始的前一天布置活動現(xiàn)場，場地搭建包括舞臺區(qū)、嘉賓區(qū)、VIP室、候場區(qū)、化妝區(qū)。有些公司為了體現(xiàn)出對員工的細(xì)致，還會特別準(zhǔn)備餐前交談區(qū)和吸煙區(qū)。
主題選定 年會的主題既要搶眼又要精練。擬定出色的主題，需要對企業(yè)的市場狀況、品牌定位以及活動目的進(jìn)行充分了解，特別是要了解企業(yè)想要通過此次年會傳遞的主要信息。跟隨這個步驟，在活動整體格調(diào)明確之后，也就確定了活動的主題方向。比如，某外企希望員工在輕松愉快的氛圍中，放松心情，熔煉團(tuán)隊，將這一年年會的主題選定為Red Hot(火舞激情)。值得一提的是，擬定的活動主題應(yīng)與企業(yè)品牌定位相吻合。公司希望每年的年會都會有出人意料效果和與眾不同的創(chuàng)意，而創(chuàng)意的體現(xiàn)也表現(xiàn)于一個具有感染力的活動主題來貫穿始終。
環(huán)節(jié)設(shè)定 在環(huán)節(jié)設(shè)計方面，有的公司會邀請一些重要客戶，以此增強(qiáng)相互間的關(guān)系，讓客戶了解公司的實力以及員工的素質(zhì)。如果資金允許，還可以邀請社會名流，與員工進(jìn)行互動?？傊?，領(lǐng)導(dǎo)致辭、年度頒獎、才藝表演、抽獎與互動游戲等是年會的必有項目。在這個基礎(chǔ)上，如何把年會做得出彩，創(chuàng)意必須貫穿每個環(huán)節(jié)。
留下深刻印象 年會是員工相互增進(jìn)了解的重要平臺，讓員工對年會留下深刻的印象考驗著每一位年會籌辦者，是否會“轉(zhuǎn)身就忘記”成為衡量一個企業(yè)年會成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。比如說，某企業(yè)要在2008年1月舉辦一次公司年會，而2008年是中國的奧運(yùn)年，這個企業(yè)的年會可以將奧運(yùn)會作為主題來提升影響力。那么，究竟怎么做才能避免“轉(zhuǎn)身就忘記”，同時又能很好地在北京奧運(yùn)和該企業(yè)之間建立關(guān)聯(lián)性呢?我們給這次年會設(shè)計了一場由多項奧運(yùn)比賽項目組成的競技賽，選擇既能吸引員工踴躍參與，又能體現(xiàn)團(tuán)隊協(xié)作精神的項目，包括場地自行車、射擊、趣味乒乓球、三分投籃、足球贏積分和網(wǎng)球賽。通過奧運(yùn)體育運(yùn)動項目的介入，將這場年會深刻地與奧運(yùn)聯(lián)系在一起。而競技活動中展現(xiàn)的拼搏與協(xié)作精神能夠激發(fā)企業(yè)員工的斗志與凝聚力。
