會議策劃淺談大型活動的組織和管理
2013-01-12 02:55:35
隨著文化市場的逐步繁榮，以及營銷、公關(guān)等市場手段的不斷豐富和創(chuàng)新，以舉辦大型活動為形式的營銷措施越來越多的被企業(yè)運用，處于市場前沿的媒體也不例外，舉辦主題活動已成為各家報刊社甚至新聞網(wǎng)站擴大品牌影響力，增加廣告收入，培養(yǎng)忠實讀者，提升競爭力的有力手段。在這些大型活動的背后，很多組織者和承辦方苦于經(jīng)驗和管理上的不足，造成超強的體力和腦力壓力以及各種突發(fā)事件帶來的財務(wù)預(yù)算超支和經(jīng)濟損失。筆者作為大賽總調(diào)度，有幸參加了整個活動的策劃和組織，并具體負責(zé)全部活動的后勤保障和現(xiàn)場調(diào)度，對媒體大型活動的組織有了一點膚淺的認識，下面結(jié)合自己在時尚文化節(jié)活動中的工作經(jīng)驗和教訓(xùn)，簡要談?wù)劽襟w大型活動組織和管理的一些具體方法和技巧。
一、前期計劃
根據(jù)項目管理學(xué)的理論，大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的社會傳播性、嚴密的操作性和經(jīng)濟社會效益性。
要保證大型活動的完美實施，前期周密的計劃是不可或缺的重要保證。新報社在舉辦時尚文化節(jié)前，對整個活動的計劃進行了反反復(fù)復(fù)的論證，大到活動經(jīng)費的籌集，小到舞臺裝修需要多少盒圖釘都進行了仔細的研究，最終確立了一個完備的策劃案。當初有很多同志認為反復(fù)的論證有些多余，認為是紙上談兵，應(yīng)該邊著手邊完善，不要在冗長的會議中浪費時間和空談?，F(xiàn)在看來，歷時10天，演出上百場次，觀眾多達數(shù)萬人的時尚文化節(jié)圓滿舉辦，沒有出現(xiàn)任何意外情況，正是得益于前期充分的計劃和準備。而具體來說，在活動策劃之初，以下幾點需要重點考慮：
1、提出活動設(shè)想，明確活動性質(zhì)、目的和任務(wù)。
2、根據(jù)活動的設(shè)想，提出活動的初步計劃，初步擬定活動的內(nèi)容、規(guī)模大小，初步確定活動的地點和參加人數(shù)。
3、根據(jù)初步活動的計劃選擇活動的地點，并根據(jù)場所現(xiàn)實條件，決定場所布置。
4、根據(jù)初步活動計劃，初步確定參加活動的人選及選擇方法。
5、考慮所需輔助人員的人數(shù)及來源。
6、在確定以上各項內(nèi)容之后，根據(jù)活動場所布置要求、活動內(nèi)容的安排、活動規(guī)模的大小、活動時間的長短和參與活動人數(shù)的多寡，作出較為詳盡的活動經(jīng)費預(yù)算。
7、對初步活動的計劃方案進行充分論證、修改，制定出最終的活動方案和活動計劃，寫出活動計劃書。計劃書的內(nèi)容具體包括：活動的性質(zhì)、目的和任務(wù)，活動規(guī)模大小和參與活動的人數(shù)，活動的舉辦日期、內(nèi)容、時間和程序的安排，活動的地點和現(xiàn)場布置，活動的后勤輔助人員計劃選擇及安排，活動主持人選、禮儀，活動經(jīng)費預(yù)算及分配，活動的交通及食宿安排等。
二、活動籌備
大型活動的舉辦涉及面廣，需要準備的物資和事項繁多，活動的籌備工作難度大，是整個活動成功與否的一大關(guān)鍵。“首屆貴州時尚文化節(jié)”的核心內(nèi)容是16個項目的時尚大賽和一臺時尚文藝晚會，其中16個項目賽對場地、道具以及燈光音響的要求各有不同，很多項目的比賽如攀巖、網(wǎng)球、自行車攀爬等還要求專業(yè)的場地和道具，為此，整個活動的籌備工作牽涉面非常廣，需要聯(lián)系和準備的事項非常多?？紤]到自身經(jīng)驗不足，我們前期籌備工作適當放寬了時限，花了近1個月時間去聯(lián)系場館、準備道具、聘請禮儀和制作舞臺背景。事后總結(jié)經(jīng)驗，將活動籌備的重點事項和程序進行了歸納，以便以后按圖索驥，有備無患：
(一)、辦理審批手續(xù)
這是很多媒體活動組織者容易忽視的問題，我們舉辦時尚大賽開始也沒有考慮到活動需要有關(guān)部門的審批，一度被相關(guān)部門問責(zé)，差點陷入僵局，所幸報社總編輯及時出面干預(yù)，危機公關(guān)，才得以順利開展。
根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當向行政機關(guān)提出申請，活動策劃，待取得相關(guān)部門批準后方可實施。對于媒體舉辦的常見大型活動，需要報批的主要有文化廳(局)、體育局、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個部門，其他的申報行政機關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機會比較少。具體來說，在辦理活動審批手續(xù)過程中，特別要注意的是需要準備活動場所的平面示意圖以及《活動安全保衛(wèi)工作方案》。根據(jù)經(jīng)驗，我們在舉辦活動之前一定要多方考慮，多方咨詢，特別是活動中有特殊內(nèi)容時一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。
(二)、聯(lián)系場地，確定合作方，簽訂相關(guān)合同。
