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會(huì)議活動(dòng)的缺陷及其負(fù)面影響

除了要對(duì)會(huì)議的含義和功用有充分的認(rèn)識(shí)外，還要認(rèn)識(shí)到在社會(huì)生活中有些會(huì)議的缺陷及其負(fù)面影響，以提髙會(huì)議的管理效率，更好地發(fā)揮會(huì)議的積極作用。

1.無正當(dāng)理由的會(huì)議

只要仔細(xì)觀察，就不難發(fā)現(xiàn)有許多會(huì)議是基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的。

▲為滿足無聊的愿望而開會(huì)。有些會(huì)是因“不妨找個(gè)時(shí)間大家聚一聚,不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問題”而召開的。這一類會(huì)議其實(shí)與交際或聊天并沒有多大的差別。

▲為攀比而開會(huì)。例如，有些會(huì)議是因“人家財(cái)務(wù)部每星期都舉行一次會(huì)議，咱們?nèi)肆Y源部又豈能落后”而召開的。這一類會(huì)議的目的不是處理實(shí)際問題。

▲為表功而開會(huì)。例如，有些會(huì)議是因“若不多開會(huì)，則上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)以為咱們偷懶”而召開的。這一類會(huì)議被當(dāng)做取得上司信任與好感的手段。

▲為推卸責(zé)任而開會(huì)。例如，有些會(huì)議是因“沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開的。這一類會(huì)議是欠缺勇氣面對(duì)決策風(fēng)險(xiǎn)的管理者所慣用的伎倆。

▲為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會(huì)。例如，有些會(huì)議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開的。

基于不正當(dāng)?shù)睦碛伤匍_的會(huì)議自然難以收到實(shí)效，此類會(huì)議的操縱者甚至從一開始就失去了對(duì)會(huì)議功能和實(shí)效的期待。這樣的會(huì)議在開會(huì)之前、在會(huì)議進(jìn)行中、在開完會(huì)之后，都必然會(huì)留下種種導(dǎo)致負(fù)面會(huì)議效應(yīng)的缺憾。

會(huì)議前：目標(biāo)不明確，無議程,與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少 ），會(huì)議時(shí) 間不當(dāng)，開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì)），開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳， 會(huì)議地點(diǎn)選擇不當(dāng)，會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳，與會(huì)者無準(zhǔn)備而來，未明確會(huì)議終結(jié)時(shí)間或每一方案時(shí)間分配不當(dāng)，會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始，會(huì)議太多而使與會(huì)者一聽說要開會(huì)就感到厭煩，會(huì)議太少而使每次會(huì)議方案堆積過多。

會(huì)議中：從事交誼活動(dòng)，外界干擾，與會(huì)者發(fā)言離題，讓沒有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)，猶豫不決，資料不充足卻貿(mào)然決策，少數(shù)人壟斷會(huì)議，與會(huì)者與主席爭論不休，視聽器材發(fā)生故障，與會(huì)者欠缺熱心，會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間，主席未能總結(jié)會(huì)議成果。

會(huì)議后：欠缺會(huì)議記錄，上海公關(guān)公司，不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤，不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行總結(jié)，不能及時(shí)解散已完成任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組，與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。

基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會(huì)議，其危害遠(yuǎn)不止是浪費(fèi)了會(huì)議經(jīng)費(fèi)，還將造成一系列的后果。

2.負(fù)面影響

▲加大了會(huì)議成本，迫使管理者為轉(zhuǎn)變會(huì)風(fēng)而增加投入。

▲敗壞會(huì)議的名聲。

▲培養(yǎng)、放任了公眾和與會(huì)者對(duì)會(huì)議的不信任情緒。

▲誘發(fā)管理者和被管理者之間的沖突，增大了科學(xué)管理的難度。

▲降低士氣，甚至導(dǎo)致員工缺勤或流動(dòng)率高。