當(dāng)組織確定舉辦媒體開放日
活動(dòng)后，組織公共關(guān)系人員正式進(jìn)入工作階段。舉辦媒體開放日活動(dòng)，并不是只對(duì)媒體開放，大部分情況下媒體開放日應(yīng)該邀請(qǐng)非媒體的公眾代表參加。因?yàn)閷?duì)媒體開放實(shí)際上是對(duì)全社會(huì)公眾開放，有非政府組織的各種公益性組織或消費(fèi)者代表的參加能體現(xiàn)組織開放良的誠(chéng)意，有利于增加組織開放日活動(dòng)的效果。
組織確定參加開放日活動(dòng)的媒體單位，主要應(yīng)考慮以下代表性：
(1)是否是具有國(guó)際、國(guó)家或地方影響力的媒體。
(2)是否在專業(yè)領(lǐng)域具有廣泛的代表性性。
(3)是否在消費(fèi)者或公眾中美具有較高信任度或美譽(yù)度。
在可能的情況下，組織還應(yīng)該主動(dòng)邀請(qǐng)一些具有敵意的媒體或公益組織代表參加媒體開放日活動(dòng)，以便釋疑解惑、化解誤解。
舉辦媒體開放日活動(dòng)，對(duì)媒體的邀請(qǐng)要具有廣泛性和代表性，因此數(shù)量可根據(jù)組織可接納的情況予以確定。
媒體開放日活動(dòng)的主體內(nèi)容，要求
公關(guān)策劃人員一定要精心安排。
設(shè)計(jì)參觀程序或路線圖。組織邀請(qǐng)媒體來(lái)訪參觀，是組織主動(dòng)開放自身的一項(xiàng)重大舉措，對(duì)組織未來(lái)的發(fā)展影響深遠(yuǎn)。因而，如何參觀、怎樣展示自身是需要認(rèn)真研究布置的。在設(shè)計(jì)參觀程序或路線圖時(shí)，要本著真實(shí)、真誠(chéng)的原則，按照組織需要開放的內(nèi)容順序進(jìn)行。參觀的程序或路線圖要合情合理、具有內(nèi)在的連續(xù)性和層層遞進(jìn)性，既節(jié)約時(shí)間和體力，又科學(xué)有序、條理清楚，讓參觀者一目了然，內(nèi)心信服。
設(shè)計(jì)程序或路線圖最忌沒(méi)有條理、雜亂無(wú)章，東一榔頭西一棒槌，讓參觀者丈二和尚摸不著頭腦，越看越糊涂，那么開放日的活動(dòng)就失敗了。
確定專人進(jìn)行導(dǎo)引與講解。在相對(duì)獨(dú)立或封閉的環(huán)境中，組織在安排參觀工作時(shí)，必須要確定專人進(jìn)行講解與導(dǎo)引，解答媒體記者或公眾代表的疑問(wèn)，澄清事實(shí)，展示真相。講解或?qū)б藛T必須具有清醒的頭腦，對(duì)開放日活動(dòng)的重要性有深刻的認(rèn)識(shí)，語(yǔ)言表達(dá)流暢，思維敏捷。如果是重大的動(dòng)亂或自然災(zāi)害的危機(jī)事件，則不必專門設(shè)置導(dǎo)引與講解員，可以讓媒體記者或公眾代表自己參觀即可。但必要的注意事項(xiàng)或路線圖則需要提前準(zhǔn)備好。
設(shè)置專門的信息說(shuō)明欄。在要開放的廠區(qū)、車間、實(shí)驗(yàn)室、養(yǎng)殖場(chǎng)或事故現(xiàn)場(chǎng)等地，應(yīng)該安排或設(shè)置關(guān)鍵信息的說(shuō)明欄，將有關(guān)的歷史、現(xiàn)狀、原委等重要信息予以文字說(shuō)明，有利于媒體記者和公眾代表了解情況。事實(shí)勝于雄辯，實(shí)物場(chǎng)景的展示配以文字的說(shuō)明，會(huì)具有極強(qiáng)的說(shuō)服力。
安排當(dāng)事人、技術(shù)人員或親臨者現(xiàn)身說(shuō)法。在媒體記者或公眾代表參觀中，組織可在一些關(guān)鍵地方，如實(shí)驗(yàn)室、車間、種植園、：養(yǎng)殖園、事故現(xiàn)場(chǎng)等，安排專門的技術(shù)人員、工作人員或事故親臨者進(jìn)行講解，由他們以專、業(yè)的講解或現(xiàn)身說(shuō)法來(lái)證實(shí)組織的實(shí)際情況，以增加開放日活動(dòng)的說(shuō)服力及效果。只有親眼看、親耳聽，才能讓參觀者真正地了解組織、認(rèn)識(shí)組織。安排必要的休息區(qū)。如果在參觀區(qū)地域較大，則可安排必要的休息區(qū)域，供參觀者進(jìn)行短暫的休息，休息區(qū)可提供免費(fèi)飲水。這種細(xì)心安排對(duì)媒體感受組織的誠(chéng)意、增進(jìn)對(duì)組織的了解是有一定幫助的。
