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如何策劃企業(yè)年會(huì)？十年公關(guān)活動(dòng)策劃公司給你一些建議

2022-12-14 11:50:51

    隨著年底的臨近，一年一度的企業(yè)年會(huì)達(dá)到了一個(gè)高峰，作為公司的管理人員仍然必須很忙！作為一名優(yōu)秀的管理人員，我相信你的老板必須強(qiáng)調(diào)：我希望你能做一個(gè)充滿激情、溫暖、高端氛圍、低調(diào)奢華、簡約不簡單的年會(huì)，今年的預(yù)算不多要少花錢多辦事……，
    作為公司負(fù)責(zé)年會(huì)策劃的行政人員，如何策劃年會(huì)？如何開始？如何領(lǐng)導(dǎo)和同事滿意？作為一家工作了近十年的公關(guān)活動(dòng)策劃公司，給你一些建議可能會(huì)對你有所幫助。
    首先，我們需要理解年會(huì)的意義嗎？為什么每個(gè)大大小小的企業(yè)、企事業(yè)單位每年都要舉辦這樣的年會(huì)？有些單位一年至少要舉辦兩次年會(huì)，一次年中會(huì)，一次年終會(huì)，大多數(shù)單位都會(huì)舉辦年終會(huì)。舉辦年終年會(huì)的意義無非是“總結(jié)過去，展望未來”總結(jié)過去一年的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，展望未來一年的戰(zhàn)略規(guī)劃，在年會(huì)的幫助下獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工，樹立榜樣；全國各地的企業(yè)也為員工、員工和領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造了溝通機(jī)會(huì)，促進(jìn)了企業(yè)文化的建設(shè)。年會(huì)實(shí)際上是公司內(nèi)部最好的品牌公關(guān)溝通機(jī)會(huì)。
    其次，需要了解年會(huì)的基本骨架。大多數(shù)年會(huì)基本上包括幾個(gè)主要環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)總結(jié)階段、獎(jiǎng)勵(lì)環(huán)節(jié)、慶祝宴會(huì)（簽到、員工個(gè)人秀、團(tuán)隊(duì)秀、藝術(shù)表演、聚餐、抽獎(jiǎng)等）、鼓勵(lì)旅游。其中，業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議，只要確定幾個(gè)重要領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)言、解釋，然后確定每個(gè)人的時(shí)間長度，最后留出足夠的時(shí)間，根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)演講的風(fēng)格需要，配置不同的設(shè)備或獨(dú)立規(guī)劃一些小細(xì)節(jié)。獎(jiǎng)勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)環(huán)節(jié)，一般根據(jù)自己的企業(yè)特點(diǎn)和老板的意圖，規(guī)劃設(shè)計(jì)相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容，也可以規(guī)劃一些有趣的特殊獎(jiǎng)項(xiàng)來調(diào)整氣氛，如為最困難、最無意識(shí)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或個(gè)人設(shè)置“枕頭獎(jiǎng)”，獎(jiǎng)勵(lì)一組或一個(gè)軟枕芯。
    年會(huì)最考驗(yàn)策劃能力的環(huán)節(jié)就是慶祝宴會(huì)。這個(gè)環(huán)節(jié)就像公司的“春晚”，在快樂的氛圍中，如何有創(chuàng)意，如何出新出彩，是讓領(lǐng)導(dǎo)和員工流連忘返、念念不忘，廣為傳播的關(guān)鍵。這個(gè)環(huán)節(jié)在后面細(xì)細(xì)講述。
    以上是年會(huì)的概念和主要框架內(nèi)容，下面來點(diǎn)干貨！
    首先，確定時(shí)間。根據(jù)老板的安排和公司業(yè)務(wù)部門的業(yè)余時(shí)間，確定年會(huì)最合適的舉辦時(shí)間，也會(huì)受到很多因素的影響：公司業(yè)務(wù)臨時(shí)調(diào)整或新任務(wù)增加、場所日程安排、政策管控因素等。有些公司的年會(huì)時(shí)間是既定的日期，每年都是這個(gè)日期，有些與公司的成立日期和既定的周年慶祝日期一致。
    下一步是確定場地，由于每年年底都是企業(yè)年會(huì)扎堆的時(shí)間，適合舉辦年會(huì)的地方也非常緊張，一般提前2-3個(gè)月預(yù)訂年會(huì)場地。有時(shí)，也可能受到其他因素的影響：政府會(huì)議、臨時(shí)人物變化、預(yù)算調(diào)整等。
    然后，確定參與者的人數(shù)。由于各公司的情況不同，會(huì)有臨時(shí)的變化。例如，有許多駐外或外地分公司，集中在一個(gè)地方開年會(huì)，差旅成本也是一個(gè)很大的金額。還有因?yàn)闃I(yè)務(wù)問題，時(shí)間錯(cuò)不開也是影響因素之一。原本集中年會(huì)的可能變?yōu)楦鞣止靖髯耘e辦，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)異地網(wǎng)絡(luò)同步直播，通過大屏幕和環(huán)節(jié)設(shè)置實(shí)現(xiàn)同步年會(huì)。參與人數(shù)必須與企業(yè)的實(shí)際情況和老板的意圖相結(jié)合，每個(gè)企業(yè)考量的標(biāo)準(zhǔn)和尺度不一樣。
    然后，確定預(yù)算。每個(gè)企業(yè)決定召開年會(huì)時(shí)，老板都會(huì)有一個(gè)預(yù)算，準(zhǔn)備拿出多少錢參加年會(huì)，包括：場所費(fèi)、餐費(fèi)、住宿費(fèi)、搭建制作費(fèi)、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等。除了既定的獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品、餐費(fèi)、住宿費(fèi)、場所費(fèi)外，真正用于展示規(guī)劃水平和能力的預(yù)算是搭建制作費(fèi)用，每個(gè)創(chuàng)新環(huán)節(jié)的規(guī)劃都需要物料的支持。預(yù)算確定后，根據(jù)場所、人數(shù)和往年的經(jīng)驗(yàn)，基本上可以計(jì)算出今年的預(yù)算。
    以上三個(gè)基本要素已經(jīng)確定，剩下的階段是考驗(yàn)?zāi)愕牟邉潉?chuàng)意能力了。
    第一要素：活動(dòng)概念規(guī)劃。結(jié)合公司文化，公司要發(fā)布的新戰(zhàn)略規(guī)劃提煉出高大的戰(zhàn)略規(guī)劃SLOGAN（口號(hào)），這是年會(huì)的靈魂，以這個(gè)靈魂為主線，有主線，其他環(huán)節(jié)，也有明確的方向。你可以把年會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)串起來，形成一個(gè)整體，從主線KV設(shè)計(jì)、氛圍裝飾、場地建設(shè)、電子邀請函（H5)，到簽到階段，到出場階段，到表演階段，抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，可以貫穿始終。讓領(lǐng)導(dǎo)覺得年會(huì)很有教育意義，讓員工覺得很有文化底蘊(yùn)和魅力。
    第二要素：活動(dòng)主KV?；顒?dòng)的主要視覺是年會(huì)主題概念最直觀的視覺呈現(xiàn)。一個(gè)好的創(chuàng)意主要視覺設(shè)計(jì)可以讓人們感受到年會(huì)活動(dòng)的基調(diào)、氛圍和水平。根據(jù)自身企業(yè)的特點(diǎn)，每個(gè)公司都會(huì)有不同的視覺效果，如國有企業(yè)、事業(yè)單位的主要視覺，可能是紅色的，結(jié)合中國的一些積極能量元素；一些年輕的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，可能是跳躍的顏色，顯示了企業(yè)團(tuán)隊(duì)的青春和企業(yè)的活力。
    第三個(gè)要素：專業(yè)的舞臺(tái)燈光和多媒體應(yīng)用。這個(gè)元素是策劃年會(huì)出彩的必要方式。專業(yè)的舞臺(tái)設(shè)計(jì)，專業(yè)的照明設(shè)計(jì)，可以創(chuàng)造一個(gè)華麗的場景效果，圖像記錄的照片和視頻效果會(huì)更加豐富多彩，因?yàn)閳D像記錄設(shè)備是光學(xué)原理記錄的，光打的專業(yè)，拍照出來的照片和視頻效果也會(huì)很高。
    近年來，多媒體運(yùn)營得到廣泛應(yīng)用。如簽到互動(dòng)鏈接。“子彈時(shí)間”，微信3D簽到，大屏3D互動(dòng)、微信祝福掛墻、微信抽獎(jiǎng)、搖紅包等，都能增加互動(dòng)感和體驗(yàn)感，也是最能出彩的地方。
    此外，視頻近年來得到了廣泛的應(yīng)用。抖音APP等視頻前所未有的發(fā)展造就了全民皆會(huì)視頻編輯，充分發(fā)揮員工的智慧，創(chuàng)造創(chuàng)意視頻，豐富年會(huì)節(jié)目的形式。
    第四個(gè)要素：專業(yè)的影像記錄。年會(huì)活動(dòng)轉(zhuǎn)瞬即逝，人們的臨時(shí)記憶非常有限，結(jié)束后，除了幾個(gè)亮點(diǎn)可以記住，其他好的環(huán)節(jié)會(huì)隨著時(shí)間的推移而被遺忘。然而，專業(yè)的影像記錄可以讓你計(jì)劃的年會(huì)活動(dòng)持續(xù)下去。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)和員工在年會(huì)結(jié)束后閱讀照片和視頻材料時(shí)，會(huì)放大年會(huì)的亮點(diǎn)，淡忘環(huán)節(jié)中間出的小小的失誤和錯(cuò)誤，專業(yè)的影像記錄其實(shí)是最好的年會(huì)總結(jié)報(bào)告。
    如今，專業(yè)活動(dòng)會(huì)議視頻記錄行業(yè)已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)非常高的水平。即時(shí)共享系統(tǒng)（圖片和視頻直播）已經(jīng)非常成熟。通過微信轉(zhuǎn)發(fā)鏈接，讓沒有參會(huì)的同事也能感受到年會(huì)現(xiàn)場的氣氛，同事也可以通過微信和多媒體系統(tǒng)與現(xiàn)場互動(dòng)。
    第五個(gè)要素：環(huán)節(jié)策劃。文章前半部分曾提到過有關(guān)環(huán)節(jié)，如簽到、員工個(gè)人秀、團(tuán)隊(duì)秀、藝術(shù)表演、聚會(huì)、抽獎(jiǎng)等相關(guān)階段。在這些階段，應(yīng)該發(fā)揮共同努力的作用，通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，征集每個(gè)員工的點(diǎn)子，然后匯總統(tǒng)籌，進(jìn)行篩選。每個(gè)企業(yè)都有不同的行業(yè)性質(zhì)、不同的領(lǐng)導(dǎo)愛好、員工水平、教育水平、年齡， (文章由善達(dá)活動(dòng)策劃公司整理編輯)，需要找到一些適合自己公司的環(huán)節(jié)亮點(diǎn)。
    階段規(guī)劃的另一個(gè)重要內(nèi)容是節(jié)目表演。一般單位年會(huì)都是自己員工表演的節(jié)目，個(gè)別單位會(huì)另外邀請一些專業(yè)演藝節(jié)目來豐富年會(huì)的節(jié)目。對于員工自己的節(jié)目，很重要的一點(diǎn)就是在經(jīng)費(fèi)允許的情況下，一定要找專業(yè)的導(dǎo)演進(jìn)行藝術(shù)指導(dǎo)和編排。因?yàn)閷I(yè)導(dǎo)演會(huì)從專業(yè)角度指導(dǎo)表演的細(xì)節(jié)，如上場形式、表演隊(duì)形、表演姿勢，聲樂指導(dǎo)，還有舞臺(tái)呈現(xiàn)效果。
    第六要素：一定要找一家靠譜的執(zhí)行商?？孔V的、專業(yè)的執(zhí)行商，不僅能作為你的外腦，幫你策劃亮點(diǎn)，而且?guī)湍銖膶I(yè)角度幫你進(jìn)行把控。找一家靠譜的執(zhí)行商，可能幫你省去相當(dāng)于5-6個(gè)團(tuán)隊(duì)工作，事半功倍。不要找只會(huì)干活的執(zhí)行商，要找會(huì)用大腦干活的，有全案經(jīng)驗(yàn)的執(zhí)行商。

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