會(huì)議策劃公司活動(dòng)中各利益相關(guān)者分析
2013-01-23 15:34:10
在對(duì)活動(dòng)進(jìn)行戰(zhàn)略性的規(guī)劃后，便進(jìn)入到活動(dòng)方案的整體策劃之中，而在制定具體活動(dòng)創(chuàng)意前，通常還需要對(duì)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)中各利益相關(guān)者進(jìn)行充分了解，因?yàn)樵谠O(shè)計(jì)運(yùn)行系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該盡可能的滿足各利益方的需求。
在創(chuàng)立一項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程中，一個(gè)關(guān)鍵的因素是了解該活動(dòng)所處的環(huán)境。而活動(dòng)的舉辦所面臨的各種處境將是它能否成功的決定性條件。為了了解這些處境，我們必須首先明確誰(shuí)是那些活動(dòng)中的主要角色――利益相關(guān)者，以及那些被活動(dòng)的舉辦所影響的人和組織。接下來(lái)，我們必須準(zhǔn)確了解這些主要角色的訴求――他們各自希望在活動(dòng)中得到什么，以及那些最可能影響他們對(duì)活動(dòng)的感覺的因素。一旦我們了解了活動(dòng)所處的環(huán)境，他們就能在活動(dòng)的創(chuàng)新、成型以及運(yùn)營(yíng)過(guò)程中處于最佳的位置，并使活動(dòng)達(dá)到最佳結(jié)果。一句話，只有不斷地進(jìn)行換位思考，并讓各參與者得到利益，這樣的活動(dòng)才是好的活動(dòng)。
那些與活動(dòng)的結(jié)果有合法的利益關(guān)系的個(gè)人和組織被稱為活動(dòng)的利益相關(guān)者。一個(gè)成功的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司必須能辨別誰(shuí)是活動(dòng)的利益相關(guān)者以及他們各自在活動(dòng)中的需求，要判斷他們的各自需求是否有重疊和沖突的地方。而一項(xiàng)活動(dòng)的成功與否取決于活動(dòng)經(jīng)理人如何平衡利益相關(guān)者們的訴求、期望、和利益之間的沖突。
活動(dòng)與各主要利益相關(guān)者之間的關(guān)系：
· 活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)――提供活動(dòng)的管理，通過(guò)活動(dòng)達(dá)成各項(xiàng)任務(wù)。
· 活動(dòng)舉辦地――提供活動(dòng)的外部環(huán)境，接受活動(dòng)所帶來(lái)的各種影響。
· 贊助商――提供資金或?qū)嵨?，得到市?chǎng)的品牌認(rèn)同。
· 媒體――負(fù)責(zé)活動(dòng)的推廣，得到活動(dòng)的宣傳內(nèi)容或廣告收入。
· 工作人員――為活動(dòng)付出勞動(dòng)和支持，得到薪酬或獎(jiǎng)勵(lì)。
· 活動(dòng)的參加者和觀眾――提供參與和支持，從活動(dòng)得到娛樂或獎(jiǎng)勵(lì)。
各主要利益相關(guān)者的具體分析：
活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)
政府――政府舉辦活動(dòng)是有許多原因的，包括：社會(huì)、文化、旅游、和經(jīng)濟(jì)的利益驅(qū)動(dòng)。而其中一些政府部門存在的功能之一就是要舉辦活動(dòng)，如：旅游部門、文化和體育部門等。
公司――公司對(duì)活動(dòng)的介入是程度不同的，有的是通過(guò)贊助活動(dòng)來(lái)向市場(chǎng)推廣他們的產(chǎn)品和服務(wù);有的是通過(guò)和政府合辦活動(dòng)來(lái)達(dá)到獲取政府資源等等綜合的目的;有的公司則為自己量身定做專門的活動(dòng)來(lái)發(fā)布新產(chǎn)品、增加銷售、并強(qiáng)化公司形象;當(dāng)然還有些公司，他們的生意內(nèi)容就是活動(dòng)運(yùn)營(yíng)，如演出商、體育推廣公司、會(huì)展公司等。
社區(qū)、社團(tuán)――服務(wù)于本社區(qū)、社團(tuán)多種多樣的興趣和需求，如本地體育活動(dòng)、社區(qū)慈善捐助會(huì)、汽車俱樂部聚會(huì)、本地藝術(shù)制品展等等。
活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的類型――活動(dòng)的主辦方是政府、公司、還是社區(qū)或社團(tuán)，將決定活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)。如果主辦方是政府、企業(yè)、或行業(yè)協(xié)會(huì)，活動(dòng)的運(yùn)營(yíng)將由他們的雇員或者專業(yè)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司來(lái)完成;如果主辦方是社區(qū)或社團(tuán)，活動(dòng)的舉辦將最可能由志愿者來(lái)完成。
活動(dòng)舉辦地
活動(dòng)舉辦地的心態(tài)、需求、興奮點(diǎn)將決定地對(duì)活動(dòng)風(fēng)格和時(shí)尚的接受程度。而當(dāng)前對(duì)活動(dòng)舉辦地影響最大的一股新的力量是全球化和新科技。全球化和新科技的結(jié)合讓這個(gè)世界看上去更小、更復(fù)雜了。這一過(guò)程則因?yàn)槊襟w技術(shù)的發(fā)展而加快，這股力量能把那些不同尋常的本地活動(dòng)帶到世界觀眾的面前。全球化和新技術(shù)對(duì)活動(dòng)未來(lái)的影響包括：
· 機(jī)遇將會(huì)青睞那些能充分利用全球化和新技術(shù)條件下的工具和環(huán)境，同時(shí)保持舉辦地的獨(dú)特性，并表達(dá)自己的特別訴求的活動(dòng)。
· 全球化將給活動(dòng)，尤其是公司活動(dòng)的產(chǎn)品和市場(chǎng)，帶來(lái)“標(biāo)準(zhǔn)化”。
· 專業(yè)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司將有可能把好的活動(dòng)及其模式快速擴(kuò)張，在大幅提高勞動(dòng)生產(chǎn)率的情況下，能做到同時(shí)操控好幾個(gè)活動(dòng)的運(yùn)行。
贊助商
近20年來(lái)，活動(dòng)贊助大幅提高，同時(shí)贊助商對(duì)贊助的看法也大有改變。許多大贊助商已從過(guò)去僅僅把活動(dòng)贊助看成是博取社會(huì)好感的公關(guān)工具，變成把活動(dòng)贊助當(dāng)作市場(chǎng)營(yíng)銷組合拳中的重要組成部分。
媒體
可以說(shuō)，媒體的革命帶來(lái)了活動(dòng)的革命?；顒?dòng)在現(xiàn)代媒體上的存在至少與它的現(xiàn)場(chǎng)存在一樣有力，甚至更有力。活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)觀眾與它的電視觀眾相比可能相形見絀，甚至忽略不計(jì)，因?yàn)橛行┗顒?dòng)就是為電視觀眾專門打造的。從媒體贊助與媒體給付的轉(zhuǎn)播報(bào)道權(quán)費(fèi)中，活動(dòng)收益良多。通過(guò)媒體的宣傳推廣，活動(dòng)的商業(yè)贊助商得到了更多的價(jià)值回報(bào)。當(dāng)然，媒體也經(jīng)常直接影響著活動(dòng)的創(chuàng)意和執(zhí)行，同時(shí)也深刻地影響著活動(dòng)與它的現(xiàn)場(chǎng)觀眾之間的關(guān)系。迄今為止，體育競(jìng)賽是媒體和活動(dòng)相互作用中的最大贏家，也是最大輸家。
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