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新品發(fā)布會(huì)如何進(jìn)行計(jì)劃策劃？流程和要點(diǎn)是什么！

2023-02-14 10:15:50

    “發(fā)布會(huì)”這個(gè)詞大家都很熟悉，在日常生活和新聞報(bào)道中經(jīng)常會(huì)看到，比如新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、合作發(fā)布會(huì)、戰(zhàn)略升級(jí)發(fā)布會(huì)、行業(yè)發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等，其中新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)和新聞發(fā)布會(huì)更為常見。新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)側(cè)重于產(chǎn)品推廣，側(cè)重于宣傳和造勢(shì)，而新聞發(fā)布會(huì)側(cè)重于信息交流，側(cè)重于傳播和公關(guān)。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)公司或組織發(fā)酵社會(huì)事件時(shí)，如與其他組織發(fā)生法律糾紛，或因產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題引起許多用戶投訴和譴責(zé)，或被主流媒體質(zhì)疑，或被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手惡意攻擊和誹謗時(shí)，有必要向公眾和媒體公布信息，并召開新聞發(fā)布會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)時(shí)間、人員和媒體的集中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒體、電視、報(bào)紙和廣播迅速傳達(dá)給公眾，從而澄清負(fù)面謠言，提升企業(yè)形象。因此，新聞當(dāng)事人或發(fā)言人通常會(huì)出來(lái)公開、權(quán)威、官方地解釋和表達(dá)對(duì)某一事件的態(tài)度，并及時(shí)向公眾解釋公司的立場(chǎng)和態(tài)度。發(fā)布會(huì)作為企業(yè)公共關(guān)系的重要手段之一，對(duì)大眾的溝通起到了很好的作用。一方面可以第一時(shí)間扭轉(zhuǎn)公眾對(duì)某種情況的不良印象，挽回不良影響，贏得輿論的支持，另一方面可以積極傳達(dá)正確的立場(chǎng)，塑造積極積極的企業(yè)形象。那公司的新品發(fā)布會(huì)如何進(jìn)行計(jì)劃策劃呢？流程和要點(diǎn)是什么？
    第一，確定發(fā)布會(huì)的主題發(fā)布會(huì)是企業(yè)的重要節(jié)點(diǎn)，打好這場(chǎng)戰(zhàn)斗對(duì)于維護(hù)企業(yè)的公關(guān)形象尤為重要。所以主題要謹(jǐn)慎，要結(jié)合新聞事件明確主題方向，讓媒體一目了然并且產(chǎn)生興趣。然后，只有先確定主題，才能制作H5邀請(qǐng)函、媒體邀請(qǐng)?zhí)?、媒體包裝材料、現(xiàn)場(chǎng)布置材料、紀(jì)念品等文件。值得一提的是，由于我國(guó)對(duì)發(fā)布會(huì)有嚴(yán)格的申報(bào)和審批程序，筆者建議公司繞過(guò)這個(gè)繁瑣的詞，而是將新聞發(fā)布會(huì)的名稱改為“xx信息發(fā)布會(huì)”或者“xx媒體溝通會(huì)”，這樣下來(lái)會(huì)更省事。
    第二，一般來(lái)說(shuō)，新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)要提前一個(gè)月準(zhǔn)備，從策劃到執(zhí)行，但發(fā)布會(huì)通常只需要幾天甚至幾個(gè)小時(shí)，所以要根據(jù)具體情況做出具體的決策。新聞事件越緊急，就越需要緊急召開新聞發(fā)布會(huì)，可能早晨有相關(guān)信息曝光，下午召開新聞發(fā)布會(huì)進(jìn)行相關(guān)反映。但是如果情況沒(méi)有那么緊急的話，可以提前預(yù)留半個(gè)月的時(shí)間來(lái)精心策劃。隨后要避開重要節(jié)日、重要事件節(jié)點(diǎn)，以防出現(xiàn)熱點(diǎn)矛盾，隨后媒體暫時(shí)抽不出人來(lái)參加發(fā)布會(huì)。同時(shí)，(文章由善達(dá)策劃公司整理編輯)，應(yīng)該根據(jù)媒體的發(fā)布習(xí)慣來(lái)確定早上或下午的時(shí)間。例如，如果一些平面媒體在第二天早上發(fā)布新聞，那么就可以在下午安排發(fā)布會(huì)。但是，如果你想在下午發(fā)布新聞報(bào)道，那么就得在早上安排發(fā)布會(huì)。最后，發(fā)布會(huì)的時(shí)間應(yīng)控制在1小時(shí)左右，最好不要超過(guò)2小時(shí)，不要在現(xiàn)場(chǎng)談?wù)撎鄾](méi)有價(jià)值和形式主義的事情。要保證現(xiàn)場(chǎng)核心和重要信息的傳遞，不要拖延，這樣才能保證發(fā)布會(huì)的報(bào)道效果。一般來(lái)說(shuō)，發(fā)布會(huì)有三種選擇。首先是相關(guān)事件的現(xiàn)場(chǎng)，可以方便媒體的聚集和直接現(xiàn)場(chǎng)采集。二是企業(yè)會(huì)議廳等場(chǎng)所，三是酒店，為了企業(yè)形象，一般會(huì)選擇更高級(jí)別的五星級(jí)酒店。因此，如果發(fā)布會(huì)要租用第三方場(chǎng)所，就要做好協(xié)商，選擇合適的場(chǎng)所，主要考慮水平、場(chǎng)所規(guī)模、便利性和價(jià)格，并簽訂合同，比如會(huì)議廳容納的人數(shù)是否足夠，主席臺(tái)和投影設(shè)備是否配置等，停車場(chǎng)是否足夠，酒店外圍是否可以布置相應(yīng)的橫幅拱門。
    第三，發(fā)布會(huì)的過(guò)程主要包括迎賓簽到、向媒體發(fā)送信息、發(fā)言人發(fā)布新聞、點(diǎn)擊記者提問(wèn)、回答媒體問(wèn)題、發(fā)布會(huì)結(jié)束等。然而，一些企業(yè)會(huì)出于禮貌邀請(qǐng)嘉賓在會(huì)后參加聚會(huì)。此外，一些企業(yè)會(huì)更加關(guān)注這一事件，并提供后續(xù)的媒體研討會(huì)或發(fā)布會(huì)。根據(jù)實(shí)際情況制定流程，通知每位嘉賓。
    第四，確定參與者，發(fā)布媒體邀請(qǐng)發(fā)布會(huì)的參與者包括公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、媒體記者、同行、客戶等，并制定一個(gè)大名單，并向名單上的嘉賓發(fā)出相應(yīng)的邀請(qǐng)函，包括發(fā)布會(huì)的主題、地址、議程安排、現(xiàn)場(chǎng)平面圖等。然后根據(jù)大名單聯(lián)系，回收確認(rèn)信息，確保重要人員能夠按時(shí)出席。如果對(duì)方可能無(wú)法到達(dá)，就要考慮應(yīng)急候選人。關(guān)于媒體邀請(qǐng)，必須非常謹(jǐn)慎。歸根結(jié)底，媒體參與的質(zhì)量和數(shù)量決定了發(fā)布會(huì)的傳播價(jià)值。媒體屬性的對(duì)應(yīng)性、報(bào)道質(zhì)量、權(quán)威性、媒體關(guān)系的質(zhì)量都是需要考慮的點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，我們應(yīng)該盡最大努力邀請(qǐng)媒體關(guān)系好、知名度更高的媒體。與此同時(shí)，在媒體邀請(qǐng)方面要多運(yùn)用一些技巧，比如不要透露太多信息，要適當(dāng)制造懸念，讓媒體記者覺(jué)得“有新聞點(diǎn)”，否則，如果公司不知名，沒(méi)有新聞爆點(diǎn)，記者就不愿意白跑了。此外，與媒體溝通時(shí)，必須強(qiáng)調(diào)的是新聞?dòng)浾?，而不是媒體廣告業(yè)務(wù)人員。當(dāng)他們到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，可以借助發(fā)布會(huì)的機(jī)會(huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)談判。雖然他們也可以幫助發(fā)布會(huì)，但已經(jīng)偏離了發(fā)布會(huì)的方向。另外，要搞清楚什么是新聞采訪權(quán)，比如主流媒體新華網(wǎng)、東方網(wǎng)等，有采訪權(quán)，可以編寫發(fā)布的原創(chuàng)新聞。但是新浪、搜狐等門戶網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有采訪權(quán)，只能轉(zhuǎn)載。所以沒(méi)有采訪權(quán)的媒體要么提供自己的新聞稿，要么轉(zhuǎn)載有采訪權(quán)的媒體文章。
    第五，為了方便媒體了解相關(guān)信息并發(fā)布稿件，主辦方通常會(huì)準(zhǔn)備相應(yīng)的媒體包裝材料，按順序放置在手提袋或文件袋中，在發(fā)布會(huì)簽到后分發(fā)給各媒體，包括會(huì)議議程、新聞稿、發(fā)言人發(fā)言、發(fā)言人信息、企業(yè)宣傳冊(cè)、公司相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系名片、紀(jì)念品、筆記本、筆等。此外，對(duì)于一些敏感事件，一些企業(yè)會(huì)提前為媒體準(zhǔn)備相應(yīng)的采訪問(wèn)題，以防現(xiàn)場(chǎng)尷尬，被媒體問(wèn)到。
    第六，人員安排和現(xiàn)場(chǎng)安排按計(jì)劃安排人員安排會(huì)場(chǎng)，包括背景墻、會(huì)場(chǎng)指示標(biāo)志、拱形門、橫幅、彩旗、燈光、主席臺(tái)、鮮花、現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)、投影設(shè)備、紀(jì)念品等。同時(shí)，除了選擇禮儀人員和接待人員，最重要的是選擇合適的發(fā)言人，也就是發(fā)布會(huì)主持人。發(fā)言人必須在企業(yè)內(nèi)處于高層，有很高的權(quán)限來(lái)代表公司的立場(chǎng)。同時(shí)，他們應(yīng)該有良好的形象、優(yōu)秀的表達(dá)能力、靈活的反應(yīng)能力和現(xiàn)場(chǎng)控制能力。在一定程度上，發(fā)言人是企業(yè)的良好外部形象。
    第七，在發(fā)布會(huì)開始前，檢查所有準(zhǔn)備工作必須仔細(xì)監(jiān)控發(fā)布會(huì)的方方面面，包括流程設(shè)置、重要人員是否已經(jīng)開始、音頻設(shè)備是否正常使用、現(xiàn)場(chǎng)是否會(huì)發(fā)生事故等。簡(jiǎn)而言之，不僅要檢查所有工作是否準(zhǔn)確，還要對(duì)可能發(fā)生的緊急情況進(jìn)行預(yù)警，并制定解圍計(jì)劃。
    第八，發(fā)布會(huì)按計(jì)劃開始?？腿撕灥浇哟?，發(fā)言人會(huì)有條不紊、有邏輯地闡述整體信息，然后邀請(qǐng)記者提問(wèn)，經(jīng)過(guò)充分溝通，確保記者對(duì)整個(gè)事件的來(lái)龍去脈和關(guān)鍵點(diǎn)有足夠清晰的認(rèn)識(shí)，并為記者和朋友聽取新聞資料。如果記者提到一些不相關(guān)的問(wèn)題，可以禮貌委婉地提醒他們，如果他們問(wèn)到涉及公司秘密的問(wèn)題，也可以拒絕回答。如果記者問(wèn)了太復(fù)雜的問(wèn)題，可以先簡(jiǎn)單說(shuō)明重點(diǎn)，邀請(qǐng)會(huì)后詳細(xì)討論。在最后的新聞發(fā)布會(huì)結(jié)束時(shí)，向所有嘉賓致敬。
    第九，新聞發(fā)布會(huì)結(jié)束后，應(yīng)總結(jié)和復(fù)盤新聞發(fā)布會(huì)的效果，哪些媒體發(fā)布稿件，哪些媒體刪除稿件，不同的媒體發(fā)布哪些部分(頭版、首頁(yè)、欄目頁(yè)等)。同時(shí)，應(yīng)該整理發(fā)布會(huì)的視頻、音頻和文檔，并歸檔和存儲(chǔ)。隨后，總結(jié)本次新聞發(fā)布會(huì)的效果，找出不足和優(yōu)勢(shì)，找到優(yōu)化階段，積累經(jīng)驗(yàn)，為下一次發(fā)布會(huì)的成功打下良好的基礎(chǔ)。最后，必須說(shuō)，如果想創(chuàng)建一個(gè)成功的新聞發(fā)布會(huì)，必須熟悉媒體傳播渠道、運(yùn)營(yíng)機(jī)制、話題設(shè)置、輿論方向等。，并且應(yīng)該掌握自己的立場(chǎng)和利益網(wǎng)站，這樣才能知道如何傳達(dá)我們的想法和核心信息，從而實(shí)現(xiàn)更好的傳播價(jià)值。此外，如何在新聞發(fā)布會(huì)上創(chuàng)建新聞點(diǎn)有兩個(gè)經(jīng)驗(yàn)。首先是利用這種情況，包括邀請(qǐng)明星在線名人平臺(tái)參加新聞發(fā)布會(huì)，或者利用熱門新聞向公眾話題發(fā)布相關(guān)信息。二是通過(guò)結(jié)合自身背景、行業(yè)環(huán)境、可挖掘材料等方式，為媒體記者和朋友提供切入性和深入性的視角，引導(dǎo)他們發(fā)表更多有價(jià)值的文章，最終形成行業(yè)和輿論的勢(shì)頭。

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