活動(dòng)策劃公司團(tuán)隊(duì)的組織架構(gòu)
2013-01-23 16:41:34
有句老話說得好：“看花容易繡花難”，用在活動(dòng)行業(yè)再貼切不過了，因?yàn)榛顒?dòng)行業(yè)的特殊性，決定了它需要一個(gè)系統(tǒng)的、有組織和訓(xùn)練有素的團(tuán)隊(duì)互相協(xié)作配合才能漂亮的完成。除了要通過人員優(yōu)勢(shì)的重新組合之外，系統(tǒng)化的、差異化的團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置也是非常重要的一環(huán)，好的團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)能夠使團(tuán)隊(duì)的各部門中的每個(gè)部門都能各司其職，真正做到“人盡其才，物盡其用”。如果說人員優(yōu)勢(shì)的重新組合，說的是一種人員選擇的重要性，那么系統(tǒng)化、專業(yè)化、差異化的團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置, 則是介紹一種人員選擇以及重組的方式。
首先以我們正在籌備的某大型國(guó)際比賽開閉幕式為例，來(lái)說明團(tuán)隊(duì)中的組織架構(gòu)：
圖：某大型國(guó)際比賽開閉幕式組織架構(gòu)
上面的結(jié)構(gòu)圖是根據(jù)活動(dòng)各版塊的功能來(lái)設(shè)置的，功能型管理結(jié)構(gòu)側(cè)重的是整個(gè)團(tuán)隊(duì)各個(gè)部門在整個(gè)活動(dòng)中所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧退袚?dān)的責(zé)任，大家共同組成一個(gè)統(tǒng)一的整體，其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不可或缺，共同組成活動(dòng)這個(gè)系統(tǒng)。
另一種組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置是把活動(dòng)項(xiàng)目的不同方面組成既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的部門。比如在多個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行的賽事中，其組織機(jī)構(gòu)可能選擇由不同的分賽區(qū)執(zhí)行組來(lái)分別組織各個(gè)地方的比賽。這種結(jié)構(gòu)的好處是可以讓個(gè)人及群體更直接地與某個(gè)具體的任務(wù)聯(lián)系起來(lái)，同時(shí)也有利于各群體之間的溝通與合作，這種管理結(jié)構(gòu)的工作重點(diǎn)是團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)問題。
我們舉2005年“超級(jí)女聲”分賽區(qū)海選及晉級(jí)賽為例：
超女總導(dǎo)演
圖：2005年“超級(jí)女聲”分賽區(qū)海選及晉級(jí)賽組織結(jié)構(gòu)
以項(xiàng)目為基礎(chǔ)的衍生結(jié)構(gòu)強(qiáng)調(diào)的是一個(gè)項(xiàng)目由各個(gè)小團(tuán)隊(duì)分工負(fù)責(zé)，以分賽區(qū)作為分類標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)團(tuán)隊(duì)都有完整的功能部門，所謂的麻雀雖小五臟俱全的功能管理結(jié)構(gòu)。
還有一種情況就是資源整合和外包時(shí)候的管理模式，但是正像我們前面說的，活動(dòng)策劃公司，我們是依據(jù)公司的資源優(yōu)勢(shì)選擇性的外包，而不是和盤托出，也就是說，我們更傾向于將這些外包公司整合發(fā)展成為自己的資源網(wǎng)絡(luò)，逐漸的成為自己的供應(yīng)商或者進(jìn)入自己的資源庫(kù)，隨時(shí)可以為我所用。而在國(guó)外，多數(shù)專業(yè)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司的規(guī)模是非常小的，有的甚至還不到20人，不過其中的許多公司仍然可以操作相當(dāng)大型和復(fù)雜的活動(dòng)。為什么能做到這一點(diǎn)呢?因?yàn)橥鈬?guó)人不像中國(guó)人，喜歡搞大而全或小而全，而是社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，使其可以把許多服務(wù)外包。大而全或小而全無(wú)疑將加大公司本身的投資規(guī)模和運(yùn)營(yíng)成本，想把各環(huán)節(jié)的利潤(rùn)都賺滿都賺完，結(jié)果卻很有可能形成拖累。
資源整合和外包時(shí)候的管理模式是一種松散式的組合：為完成某項(xiàng)大型活動(dòng)的運(yùn)營(yíng)，在活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司的整合下許多公司結(jié)成了實(shí)體性的機(jī)構(gòu)，而在活動(dòng)結(jié)束之后則旋即消失。
圖：資源整合和外包時(shí)候的管理模式
這種部分外包的模式可能也是未來(lái)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司發(fā)展的趨勢(shì)，過去幾年我們也做過很多嘗試，一方面把類似燈光、音響、舞臺(tái)、餐飲等外包，可以找到更專業(yè)的團(tuán)隊(duì)來(lái)做專業(yè)的事情，更重要的是可以節(jié)省成本，因?yàn)槿肆Τ杀就腔顒?dòng)運(yùn)營(yíng)公司固定成本中的大頭，而外包恰恰可以把這種成本分?jǐn)偨o別的公司，從而規(guī)避公司人員膨脹的風(fēng)險(xiǎn)。
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