會(huì)議活動(dòng)策劃突發(fā)事件處理
2013-01-23 16:45:51
突發(fā)事件突可被廣義地理解為突然發(fā)生的事情:第一層的含義是事件發(fā)生、發(fā)展的速度很快，出乎意料;第二層的含義是事件難以應(yīng)對(duì)，必須采取非常規(guī)方法來(lái)處理。活動(dòng)管理作為一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)工程涉及到大量人力物力及資源的調(diào)度和管理，不管前期的策劃和籌備工作做得多么到位，在活動(dòng)上演階段都可能會(huì)有預(yù)料不到的突發(fā)事件，那么如何處理好突發(fā)事件將是活動(dòng)能否成功舉辦的重要保障。
下面我們將介紹幾種活動(dòng)上演過(guò)程中的突發(fā)事件及其應(yīng)對(duì)的方法：
1、設(shè)備故障或電力中斷。
在活動(dòng)上演過(guò)程偶爾會(huì)遇到設(shè)備故障和電力中斷的情況，特別是一些中小型的活動(dòng)，由于設(shè)備不夠?qū)I(yè)而出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備故障，特別是音響系統(tǒng)出現(xiàn)故障率最高。各品牌的音響系統(tǒng)由于價(jià)格懸殊巨大其質(zhì)量也不一樣，一套小型的用于會(huì)議的次品牌的音響系統(tǒng)可能成本價(jià)就幾萬(wàn)元，其質(zhì)量自然沒(méi)有保證，這樣在活動(dòng)上演階段便可能出現(xiàn)嘯叫、甚至因?yàn)槭褂眠^(guò)久被燒壞的可能。而一套大型的專業(yè)級(jí)的音響系統(tǒng)的投入少則好幾百萬(wàn)，大則上千萬(wàn)的都有，這樣的專業(yè)設(shè)備只要有專業(yè)人士在現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)使用通常保險(xiǎn)系數(shù)極高。只有一種情況就是因?yàn)榱苡陮?dǎo)致電路燒壞的情況，通常作為有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)公司都會(huì)采取預(yù)案，通常都有現(xiàn)場(chǎng)的備份設(shè)備，以確保萬(wàn)無(wú)一失。
電力中斷音響活動(dòng)上演的事件也常有發(fā)生，通常影響電力中斷的原因主要有1、負(fù)荷過(guò)高，導(dǎo)致供電系統(tǒng)不堪重負(fù)而中斷。2、氣候突然變化，如下雨、刮風(fēng)等導(dǎo)致電線斷裂或短路而電力中斷。3、由于現(xiàn)場(chǎng)電力線路架設(shè)不規(guī)范，或由于觀眾現(xiàn)場(chǎng)踩踏等原因?qū)е戮€路受損的電力中斷。解決電力中斷的辦法通常是在活動(dòng)上演前需要準(zhǔn)備供電車，并同晚會(huì)的設(shè)備系統(tǒng)相連，一旦出現(xiàn)電力中斷可以及時(shí)啟動(dòng)供電車的供電系統(tǒng)。
2、因嘉賓及演員臨時(shí)缺席導(dǎo)致的節(jié)目流程更改
大型節(jié)慶的嘉賓和演員通常是不到最后一刻很難最終確定，出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節(jié)目流程問(wèn)題。我曾聽(tīng)朋友說(shuō)過(guò)一個(gè)這樣的案例，某個(gè)活動(dòng)曾經(jīng)就出現(xiàn)過(guò)這要的問(wèn)題，原定出席活動(dòng)并宣布活動(dòng)開(kāi)幕的省領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)榕R時(shí)改變行程而于活動(dòng)上演前取消了出席本次活動(dòng)，但由于主辦方和活動(dòng)執(zhí)行方及主持人在銜接上出了溝通上的問(wèn)題，活動(dòng)上演的時(shí)候主持人還是照本宣科的說(shuō)“有請(qǐng)xxx領(lǐng)導(dǎo)宣布開(kāi)幕”，最終上演了極其尷尬的一幕。
同樣演員也可能因?yàn)楹桨嗟仍驘o(wú)法趕到節(jié)目現(xiàn)場(chǎng)，這樣便需要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的流程、音樂(lè)、燈光進(jìn)行重新調(diào)整，因?yàn)榇笮屯頃?huì)的音樂(lè)燈光都是實(shí)現(xiàn)通過(guò)電腦預(yù)設(shè)了程序的。
3、氣候突變。
大型活動(dòng)的舉辦最怕現(xiàn)場(chǎng)突然刮風(fēng)下雨，氣候變化引起的突發(fā)事件小則可能使現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)混亂，大則可能出現(xiàn)安全事故，比如因下雨導(dǎo)致的現(xiàn)場(chǎng)線路漏電，因刮風(fēng)導(dǎo)致舞臺(tái)及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動(dòng)前有足夠的準(zhǔn)備。對(duì)于任何一場(chǎng)活動(dòng)，專業(yè)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司都會(huì)都防范風(fēng)雨天氣的措施，比如對(duì)燈光、音響、電視錄制設(shè)備等進(jìn)行防雨處理，對(duì)燈光架進(jìn)行加固。同時(shí)需要仔細(xì)查看歷史天文資料及仔細(xì)留意近期天氣預(yù)報(bào)。
4、安全問(wèn)題。
遇到安全問(wèn)題通常需要由公安部門來(lái)主導(dǎo)，但活動(dòng)組織單位及現(xiàn)場(chǎng)主持人應(yīng)積極配合現(xiàn)場(chǎng)公安的疏導(dǎo)工作。
5、其他突發(fā)事件類型。
有一個(gè)例子，2006年4月，我們?cè)谌齺喿隽艘粓?chǎng)名為“碧海、明月、慈悲心” 的大型佛教音樂(lè)晚會(huì)，這臺(tái)晚會(huì)中間有一個(gè)歌伴舞的佛樂(lè)節(jié)目，當(dāng)這個(gè)節(jié)目快要開(kāi)始的時(shí)候，歌手突然想上廁所，但他在后臺(tái)也不清楚臺(tái)上調(diào)度，他也疏忽了與催場(chǎng)的導(dǎo)演銜接，就在他去上廁所的時(shí)候，他的節(jié)目開(kāi)始了，臺(tái)上舞蹈演員已翩躚起舞，因?yàn)槭羌俪獙?duì)口型，表演現(xiàn)場(chǎng)也有了這個(gè)歌手歌唱的聲音，但臺(tái)上就是不見(jiàn)歌手。幾秒鐘后，歌手從廁所里出來(lái)了，直接就往舞臺(tái)上沖。面對(duì)突發(fā)事件，臺(tái)口導(dǎo)演臨危不亂，阻止了歌手的不理智行為，因?yàn)檫@樣沖上去肯定穿幫，會(huì)上觀眾莫名奇妙，成為一個(gè)重大的差錯(cuò)。導(dǎo)演將錯(cuò)就錯(cuò)，在音樂(lè)響起一段后，找到一個(gè)恰當(dāng)?shù)狞c(diǎn)，活動(dòng)策劃公司，讓歌手從舞臺(tái)后方出現(xiàn)，下面的觀眾毫無(wú)感覺(jué)，以為這是一個(gè)藝術(shù)上的設(shè)計(jì)。
可見(jiàn)一個(gè)突發(fā)事件的出現(xiàn)不僅將考驗(yàn)團(tuán)隊(duì)的應(yīng)變能力，更將考驗(yàn)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力和堅(jiān)持不懈的精神，任何突發(fā)事件都是有辦法化解的，靠什么化解?一個(gè)是靠應(yīng)變，第二個(gè)就是靠團(tuán)隊(duì)的一種合作和執(zhí)著的精神，正所謂事在人為，任何突發(fā)事件我們都要去面對(duì)而不是回避，這也是我們?cè)?a href='http://m.dulg.cn' target='_blank'>活動(dòng)中要堅(jiān)持的、在執(zhí)行過(guò)程中要尊崇的一種理念。
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