會(huì)議活動(dòng)策劃項(xiàng)目管理范疇
2013-01-23 16:38:30
傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理主要包括九個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，它們是工作的內(nèi)容和范圍、成本和費(fèi)用、時(shí)間、整合、供應(yīng)、質(zhì)量、人力資源、溝通和風(fēng)險(xiǎn)管理。活動(dòng)的管理則有一點(diǎn)點(diǎn)不同。在很多行業(yè)，項(xiàng)目經(jīng)理通常不用考慮策劃、融資和銷售的問題。而對(duì)于節(jié)慶活動(dòng)的執(zhí)行方(乙方)來說，這卻是他們的主要關(guān)注點(diǎn)。因?yàn)榛顒?dòng)的策劃與執(zhí)行通常是緊密相連密不可分的，活動(dòng)的執(zhí)行與執(zhí)行方(乙方)的品牌效益與經(jīng)濟(jì)效益也是緊密相連密不可分的，離開了執(zhí)行的策劃通常都是空談，沒有執(zhí)行也就沒有活動(dòng)。
結(jié)合活動(dòng)的特點(diǎn)和項(xiàng)目管理的方法，我們總結(jié)的活動(dòng)項(xiàng)目管理所涉及的范疇如下：
· 工作的內(nèi)容和范圍――包括所有的工作計(jì)劃，以及把許許多多的計(jì)劃整合在一起。
· 預(yù)算――在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，又被稱為成本。但在節(jié)慶活動(dòng)的管理中，這是基本的工作責(zé)任。
· 時(shí)間管理――項(xiàng)目管理開發(fā)了很多的技術(shù)工具來幫助提高活動(dòng)的工作效率，其主要的方式是時(shí)間安排表和節(jié)點(diǎn)。時(shí)間管理對(duì)于活動(dòng)來講是非常重要的一項(xiàng)工作，因?yàn)榛顒?dòng)進(jìn)行的時(shí)間是不可更改的，時(shí)間管理必須根據(jù)活動(dòng)進(jìn)行的時(shí)間來倒推。
· 策劃―― 節(jié)慶活動(dòng)的策劃可能會(huì)一直在調(diào)整和改變之中，直到活動(dòng)的開始。
· 風(fēng)險(xiǎn)管理――在國內(nèi)盡管風(fēng)險(xiǎn)管理還是比較新的現(xiàn)象，但應(yīng)該成為活動(dòng)項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)之一。風(fēng)險(xiǎn)管理覆蓋了活動(dòng)管理的所有領(lǐng)域，被認(rèn)為是提高項(xiàng)目品質(zhì)的重要手段。比如活動(dòng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，我們就必須在活動(dòng)的前期設(shè)計(jì)中加以防范和規(guī)避，因?yàn)閷?duì)于所有政府或企業(yè)來講，辦活動(dòng)的安全性是壓倒一切的。
· 供應(yīng)―― 主要是指對(duì)活動(dòng)的服務(wù)、設(shè)備及物質(zhì)資料的供應(yīng)的管理。其中包括對(duì)外包服務(wù)的管理。比如在活動(dòng)執(zhí)行過程中會(huì)涉及到食宿、交通、燈光、音響、舞臺(tái)、服裝、道具、特技、錄制等，這些對(duì)專業(yè)活動(dòng)運(yùn)營公司大都采取外包的模式，那就需要對(duì)外包的供應(yīng)商進(jìn)行有效管理。在大多數(shù)出現(xiàn)問題的活動(dòng)中，通常都是疏于和外部供應(yīng)商的溝通及管理，最終導(dǎo)致執(zhí)行中的差錯(cuò)。
· 人力資源――人力資源也是活動(dòng)管理中的重要一環(huán)，首先是活動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理人(有時(shí)是總導(dǎo)演)，然后是活動(dòng)團(tuán)隊(duì)的人才配置和管理，甚至包括志愿者的管理。因?yàn)槿魏我粋€(gè)大型活動(dòng)都離不開志愿者，對(duì)志愿者的培訓(xùn)、管理直接決定他們在活動(dòng)執(zhí)行過程中所發(fā)揮的作用。2008年北京奧運(yùn)會(huì)志愿者便發(fā)揮了重要作用，活動(dòng)策劃公司，北京奧組委在籌備期間對(duì)志愿者的挑選和培訓(xùn)也是花了很大的心思和功夫。
· 對(duì)利益相關(guān)者的管理――我們在前面章節(jié)中介紹過活動(dòng)中各利益相關(guān)者的構(gòu)成，對(duì)利益相關(guān)者的管理也是活動(dòng)經(jīng)理人(有時(shí)是總導(dǎo)演)非常重要的一項(xiàng)責(zé)任。一些大規(guī)模的公共活動(dòng)可能會(huì)擁有超過數(shù)十個(gè)的利益相關(guān)者。其中最主要的是對(duì)贊助者的服務(wù)和管理工作。因?yàn)樗麄兪浅鲥X的主，沒有滿足他們的需求，活動(dòng)就是不成功的。奧運(yùn)會(huì)對(duì)贊助方有嚴(yán)格的一套服務(wù)和管理體系，確保贊助上的滿意度。
· 溝通――包括與利益相關(guān)者之間的“外部溝通”，以及在活動(dòng)團(tuán)隊(duì)之間的“內(nèi)部溝通”?；顒?dòng)執(zhí)行中出現(xiàn)的問題或差錯(cuò)通常都是因?yàn)闇贤ㄔ斐傻模环矫嬉驗(yàn)樾畔⒌牟粚?duì)稱，也可能是因?yàn)闇贤ǚ绞降牟划?dāng)造成理解偏差及信息傳遞有誤。
