會(huì)議策劃公司活動(dòng)項(xiàng)目管理的技術(shù)和流程（一）
2013-01-23 16:39:41
項(xiàng)目管理是門(mén)新的學(xué)科，但發(fā)展很快，出現(xiàn)了不少新技術(shù)。項(xiàng)目管理技術(shù)的應(yīng)用，可以使得項(xiàng)目的實(shí)施更加順利，降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)性，最大程度地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。同樣我們對(duì)活動(dòng)的管理也將借用這些技術(shù)，接下來(lái)我們將重點(diǎn)介紹一些項(xiàng)目管理的技術(shù)。
通常一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的管理，可以采取以下的項(xiàng)目管理流程。以下我們結(jié)合活動(dòng)項(xiàng)目管理流程圖并重點(diǎn)介紹幾種大型活動(dòng)項(xiàng)目管理常用的技術(shù)。
1，對(duì)項(xiàng)目和工作范圍的定義
工作范圍意指整個(gè)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)的工作量，它包括所有的工作內(nèi)容。活動(dòng)所服務(wù)的客戶或主要贊助者可能會(huì)給出一些簡(jiǎn)短的對(duì)工作量(或范圍)的要求。在定義工作量的過(guò)程中非常重要的是，羅列并了解活動(dòng)的利益相關(guān)者的需要。
2，建立一個(gè)工作的分解結(jié)構(gòu)
工作分解結(jié)構(gòu)是一個(gè)以項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)為中心的子項(xiàng)目組成的項(xiàng)目“家族樹(shù)”，它規(guī)定了項(xiàng)目的全部范圍。工作分解結(jié)構(gòu)是為方便管理和控制而將項(xiàng)目按等級(jí)分解成易于識(shí)別和管理的子項(xiàng)目，再將子項(xiàng)目分解成更小的工作單元，直至最后分解成具體的工作(或工作包)的系統(tǒng)方法，是項(xiàng)目范圍規(guī)劃的重要工具和技術(shù)之一。
為了完成一項(xiàng)活動(dòng)的運(yùn)營(yíng)，需要完成一系列龐雜的任務(wù)。這些任務(wù)可能是復(fù)雜的，而把這些五花八門(mén)的任務(wù)羅列在一起，活動(dòng)策劃公司，將無(wú)助于解決問(wèn)題。所以應(yīng)該是把這些任務(wù)分門(mén)別類地歸屬在不同的標(biāo)題之下，以利于對(duì)整個(gè)工作任務(wù)的控制。比如所有與活動(dòng)場(chǎng)地相關(guān)的任務(wù)可以歸類在場(chǎng)地或現(xiàn)場(chǎng)的標(biāo)題之下。而那些與尋求資金或控制成本有關(guān)的工作又可歸類在財(cái)務(wù)之下。在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的初始階段，這種任務(wù)的分類就應(yīng)該完成。
工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是項(xiàng)目管理的基本方法之一，工作分解合理與否，關(guān)系到項(xiàng)目管理的有效性。
l 工作分解方法
工作分解的方法有兩種：
(1)基于成果或功能的分解方法，以完成該項(xiàng)目應(yīng)該交付的成果為導(dǎo)向，確定相關(guān)的任務(wù)、工作、活動(dòng)和要素。
(2)基于流程的分解方法，以完成該項(xiàng)目所應(yīng)經(jīng)歷的流程為導(dǎo)向，確定相關(guān)的任務(wù)、工作、活動(dòng)和要素。
采用何種方法進(jìn)行分解，應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目的具體情況加以確定，并非對(duì)任何項(xiàng)目都可以任意選擇。
我們以組織一次同學(xué)聚會(huì)活動(dòng)為例，按WBS制定工作分解計(jì)劃。對(duì)于該項(xiàng)目，可以考慮采用基于流程的分解方法進(jìn)行分解，如下圖所示
注意事項(xiàng)
(1)分解的結(jié)果應(yīng)包含項(xiàng)目所有的工作要素，不能有漏項(xiàng)。
(2)分解的每一個(gè)工作要素都應(yīng)有明確的范圍和內(nèi)容。
(3)分解的粗細(xì)程度應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理的需要加以確定。
(4)分解應(yīng)運(yùn)用系統(tǒng)分析思想，充分考慮項(xiàng)目各層次、各要素之間的相關(guān)性，即母子關(guān)系。
(5)分解過(guò)程中，不考慮工作要素之間的順序關(guān)系。
(6)對(duì)分解結(jié)構(gòu)中的各層次、各工作要素都需要編碼。
