上海給力公關(guān)策劃公司 活動策劃場地的要求:舞臺視聽燈光
只有在充分考慮活動對場地的所有要求之后，你才能選定理想的活動地點(diǎn)。比如，你在策劃一個1000人參加的活動，打算選用一個可容納1000人進(jìn)行坐式晚宴的大廳。但是，你還想安裝一個背投設(shè)備（它會使活動看起來正規(guī)專業(yè)這就需要一些額外的空間，在屏幕后面至少需要留出18至26英尺的空間來安放投影器材，這大約相當(dāng)于250個座位的面積…在這種情況.卜，你要么放棄使用投影，要么減少客人數(shù)量或者改用更大的宴會廳。你是否計(jì)劃在大廳的前部安裝視聽設(shè)奮，是否需要設(shè)備監(jiān)聽室，翻譯間或是舞池！這些設(shè)施也都會進(jìn)一步擠占座位的空間。因此，在開始檢查活動場地是否可用之前，你絕對有必要了解所有的要求。在考慮到所有的需求之后，曾經(jīng)看過在合適不過的場地也可能無法滿足活動的需要。把你想要的列出一個清單，考慮清楚那些方面可以讓步，哪些方面不可以，更不要忘記你希望達(dá)到的效果。你想要的是熱鬧活潑的活動氣氛，但如果客人們感覺房間太小、太擠太熱、太不舒服的話，是不可能形成這種氣氛的。
安排空間時，不要為了省一點(diǎn)錢而讓所有的人都擠在一起，讓8個人坐10人桌（讓10個人坐12人桌）并且留出休息區(qū)顯然是更好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出人其間。當(dāng)然.也不能走另一個極端，在一個大廳里寥寥地?cái)[上幾桌，這樣同樣會影響活動的氣氛。你想要的效果是：空間疏密適度、氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因?yàn)槟憧偪梢酝ㄟ^增加裝飾物把空間變小，但是何必花這冤枉錢呢？
你需要考慮的要求不僅僅是空間上的，還有時間上的。舞臺、視聽和燈光設(shè)備的搬運(yùn)、安裝、音響測試、排演、拆卸的時間都要列人考慮的范圍。另外，樂 手們是否需要更衣室和休息室？你是否需要劃出一定的空間來存放物品？ 一定 要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之后又發(fā)現(xiàn)空間或者時間不夠用。
如果你計(jì)劃在一家飯店或者 會議中心舉辦活動，那么就要調(diào)查一下，在你之前有誰已經(jīng)在此預(yù)訂。
這時需要問的問題包括：
他們的設(shè)備什么時候能拆卸完畢并搬走？
他們都要拆卸和搬走什么設(shè)備？
設(shè)備的拆卸和搬運(yùn)有沒有可能延遲？
你什么時候可以開始使用房間？
還有誰要與你同一天進(jìn)入場地并開始布置？
在時間安排方面有沒有沖突？與競爭者和同時舉行的其他活動之間有沒有沖突？
有沒有安排其他活動與你的活動同時舉行？它們何時開始，又何時結(jié)束？
其他的活動在中間休息時會不會產(chǎn)生噪音，會不會打斷你的活動？會不會使活動場地變得擁擠？如果會的話，你恐怕要調(diào)整一下自己的時間安排。
如果你只打算使用功能廳的一部分，那么請?jiān)诖髲d完全空著的時候去做現(xiàn)場考察。把隔斷（那種可以把大廳分成幾個區(qū)域的活動墻）按你的要求安裝就緒，然后讓人進(jìn)人相鄰的區(qū)域，以測試隔音的效果。有人在一家五星級豪華飯店的宴會廳測試時發(fā)現(xiàn)，站在隔斷的一面能一清二楚地聽到隔壁的聲音。因此，他在訂立合同時要求在活動期間禁止其他人使用相鄰的分區(qū)，以保證活動不會受到隔壁的音樂、講話和其他噪音的影響。這個問題在飯店當(dāng)中并不普 遍，但是，如果問題碰巧存在而你又沒有去檢查并解決，那么造成的后果可能會讓你追悔莫及。
還有，你是否需要將噪音的因素列人考慮范圍？例如，拉斯維加斯的一家飯店即將舉辦一場新車發(fā)布儀式，主辦者要求改變空調(diào)出風(fēng)口的朝向，以免將吊燈吹得丁當(dāng)響，分散來賓注意力，影響講話的效果。有沒有什么障礙物會影響到你？視線好不好？天花板高度是否符合要求？柱子或吊燈會不會阻擋視線？能否將它們抬高一些或者干脆移走？這些工作要花多少錢？燈光可否調(diào)暗？有沒有窗簾，以便在使用視聽設(shè)備時遮擋日光？緊急疏散通道在什么位置？它們必須保持暢通，不能堵塞或者上鎖。如果安全出口被簾子遮擋，那么必須掛出醒目的安全出口標(biāo)志，還要保證簾子不會影響到出口的暢通。大廳的布局是什么樣的？可否搭建舞臺，以保證客人從任何一個座位都能夠看得清楚9能否在現(xiàn)場 懸掛電視屏幕或大銀幕？使用現(xiàn)場攝像可以將直播畫面?zhèn)魉偷酱髲d內(nèi)擺放的各個屏幕上，這樣客人無論離多遠(yuǎn)都可以通過屏幕畫面看清楚舞臺上或觀眾席中的情況。這就像在電視上看頒獎典禮一樣。另外，燈光設(shè)備可否懸掛起來？天花板上是否有合適的點(diǎn)用來懸掛投影機(jī)？在選擇活動地點(diǎn)時，這些都是需要考慮的問題。
策劃 活動時一定要使用詳細(xì)的平面圖。讓場地的管理部門根據(jù)你的要求提供一張平面布局設(shè)計(jì)圖。如果他們沒有這樣的平面圖，那么就把原始的設(shè)計(jì)圖紙按比例縮小至合適的尺寸后作為平面圖使用
另外，要注意人力成本。有沒有什么最低收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（例如三小時起或四小時起的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)）這種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)意味著：無論你雇用的人員真正完成的工作量是多么小，你都要向他們支付三個或四個小時的工資。也不要忘了加班費(fèi)的問 題。你的活動日期如果碰巧是周末或者假期，就可能產(chǎn)生加班費(fèi)。加班費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)是相當(dāng)于原工資一倍半，還是其他？這些費(fèi)用都要列入你的預(yù)算當(dāng)中。
善達(dá)公關(guān)，14年公關(guān)活動策劃執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，是上海給力公關(guān)策劃公司，歡迎咨詢 021-60513666
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