會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)項(xiàng)目管理
2013-01-23 15:37:18
因?yàn)樯虡I(yè)、產(chǎn)品和服務(wù)的性質(zhì)變化，現(xiàn)代管理越來(lái)越向項(xiàng)目管理的類型轉(zhuǎn)變。世界經(jīng)濟(jì)就是通過(guò)一個(gè)個(gè)不同的項(xiàng)目來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)的。三峽大壩的修建是一個(gè)項(xiàng)目，京廣鐵路客運(yùn)專線是一個(gè)項(xiàng)目，北京奧運(yùn)會(huì)是一個(gè)項(xiàng)目，甚至國(guó)慶60周年都是一個(gè)項(xiàng)目。《財(cái)富雜志》和《華爾街日?qǐng)?bào)》甚至稱這種趨勢(shì)為“未來(lái)的浪潮”。
而被用來(lái)為各個(gè)旅游目的地重新定位市場(chǎng)。經(jīng)濟(jì)危機(jī)到來(lái)的時(shí)候，活動(dòng)被用來(lái)提升國(guó)民的信心，促進(jìn)消費(fèi)和流通。同樣，政府部門也不能不受影響，比如國(guó)家稅務(wù)局就需要設(shè)立活動(dòng)，來(lái)為國(guó)家稅務(wù)政策的改變作必要的宣傳造勢(shì)。環(huán)保部門也需要系列活動(dòng)來(lái)對(duì)全民進(jìn)行環(huán)保意識(shí)的教育。
的管理將會(huì)不斷受到“項(xiàng)目管理”方法的滲透和影響。
我們先來(lái)討論一下什么叫項(xiàng)目，項(xiàng)目的定義就是一系列具有特定目標(biāo),有明確開(kāi)始和終止日期, 投入一定額度的資金并消耗一定資源的活動(dòng)和任務(wù)，是一個(gè)復(fù)雜的“非日常性的”，一次性的工作努力。使之受到限制的因素有時(shí)間、預(yù)算、資源，以及為達(dá)到客戶需要所特別設(shè)計(jì)的效果。
根據(jù)這一定義，。而活動(dòng)項(xiàng)目管理則是對(duì)活動(dòng)的策劃、領(lǐng)導(dǎo)和控制。
因此，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行項(xiàng)目管理是活動(dòng)籌備中的重要環(huán)節(jié)?；顒?dòng)的項(xiàng)目管理是集中在創(chuàng)立和籌備這一項(xiàng)活動(dòng)的管理過(guò)程當(dāng)中的，活動(dòng)策劃公司，這不僅僅是指發(fā)生在活動(dòng)進(jìn)行中的管理工作?；顒?dòng)的項(xiàng)目管理更是一個(gè)描述活動(dòng)前、活動(dòng)進(jìn)行時(shí)和活動(dòng)結(jié)束后的各項(xiàng)具體工作的系統(tǒng)，真的跟我們前面提到的裝修工程有不少相似之處。
活動(dòng)管理由幾個(gè)管理領(lǐng)域組成，包括策劃、領(lǐng)導(dǎo)、市場(chǎng)營(yíng)銷、設(shè)計(jì)、控制和預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理、后勤保障、活動(dòng)進(jìn)行或上演以及評(píng)估。在活動(dòng)的運(yùn)行周期中，這些不同的管理工作領(lǐng)域有著持續(xù)的相互作用和影響，而項(xiàng)目管理是把這些所有的管理原則都整合在一起。它覆蓋管理的所有領(lǐng)域，為推動(dòng)實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的目標(biāo)而整合所有的管理工作。
不像那些不斷生產(chǎn)成品的常規(guī)企業(yè)，一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目必須要在第一時(shí)間就能制造出最好的產(chǎn)品，沒(méi)有機(jī)會(huì)對(duì)它進(jìn)行改進(jìn)和完善。按音樂(lè)行業(yè)的說(shuō)法，就是“你的品質(zhì)由你最近的一次演出決定”。這樣就更要求我們?cè)诨顒?dòng)籌備中做好前期的每一個(gè)細(xì)節(jié)，只有當(dāng)你把籌備工作做得充分，才可能讓最終的結(jié)果接近完美。利用多年的活動(dòng)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，我們總結(jié)出運(yùn)用項(xiàng)目管理來(lái)進(jìn)行活動(dòng)運(yùn)營(yíng)的優(yōu)點(diǎn)如下：
· 活動(dòng)項(xiàng)目管理可以避免一項(xiàng)活動(dòng)因?yàn)檫^(guò)分依賴一個(gè)人所冒的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)你擁有由文件、檔案、手冊(cè)以及清晰的溝通和團(tuán)隊(duì)所構(gòu)成的管理系統(tǒng)時(shí)，這個(gè)活動(dòng)就已經(jīng)為所有的團(tuán)隊(duì)成員所理解，有關(guān)活動(dòng)的正確的經(jīng)驗(yàn)也為大家所共享。這時(shí)即使出現(xiàn)某個(gè)崗位的人員缺位，也能及時(shí)予以補(bǔ)充。
· 降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提供項(xiàng)目實(shí)施的成功率。項(xiàng)目管理中重要的一部分是風(fēng)險(xiǎn)管理，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管理可以有效降低項(xiàng)目的不確定因素對(duì)項(xiàng)目的影響。其實(shí)，這些工作是在傳統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中最容易被忽略的，也是會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生毀滅性后果的因素之一?；顒?dòng)項(xiàng)目化管理可以使活動(dòng)的管理更加清楚、明晰。事實(shí)上，活動(dòng)的管理工作，尤其是重要的管理工作的缺位是經(jīng)常發(fā)生的，但采用項(xiàng)目化管理方法和流程可以避免這種缺位。
· 活動(dòng)項(xiàng)目管理可以用來(lái)幫助訓(xùn)練員工。項(xiàng)目管理同時(shí)提供按步驟培訓(xùn)員工的基本框架。
· 活動(dòng)項(xiàng)目管理可以確保對(duì)利益相關(guān)者的可靠性。對(duì)利益相關(guān)者的管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)知識(shí)范圍。
· 適用于任何領(lǐng)域的管理工作，而不僅僅是節(jié)慶活動(dòng)。活動(dòng)所用的管理術(shù)語(yǔ)也適用于其它任何領(lǐng)域，所以當(dāng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，其工作人員的經(jīng)驗(yàn)和能力也可用于其它行業(yè)或領(lǐng)域。
· 活動(dòng)的項(xiàng)目管理與其它行業(yè)通用一套管理體系，也有助于與利益相關(guān)者們溝通的需要，減少溝通成本和因溝通不暢所帶來(lái)的損耗。
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