活動(dòng)策劃公司活動(dòng)的籌備
2013-01-23 15:37:14
很多人家里都搞過裝修，其實(shí)，做一次活動(dòng)就相當(dāng)于把一套毛坯房裝修成可以使用(住人)的過程。首先你要確定裝修的整體風(fēng)格，活動(dòng)策劃公司，是歐陸經(jīng)典還是簡歐、或者中式(這是活動(dòng)的目的與任務(wù))，第二步是找裝修公司或裝修游擊隊(duì)(這相當(dāng)于活動(dòng)主辦方尋找活動(dòng)運(yùn)營公司)，活動(dòng)運(yùn)營公司確定以后得先出圖紙(這是活動(dòng)的策劃)，然后就是做裝修進(jìn)場的準(zhǔn)備，包括購買各種裝修材料和支付預(yù)付款，這也就是我們要說的活動(dòng)籌備。在施工過程有監(jiān)理、有局部的修改，整個(gè)裝修任務(wù)完成以后有驗(yàn)收和財(cái)務(wù)結(jié)算，可能還有其他的后續(xù)服務(wù)，這些我們后面再談。
《禮記·中庸》中說“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，意思是不論做什么事，事先要有充分的準(zhǔn)備，就能得到成功，不然就會(huì)失敗。人們也常說，臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功，為了那一天或者兩天的輝煌時(shí)刻和絢爛瞬間，作為活動(dòng)傳媒公司通常要付出一個(gè)月、幾個(gè)月甚至一年、幾年的艱辛努力，這種付出既是精神的也是體能的，以至于很多活動(dòng)運(yùn)營或文化公司都流傳著這樣一句諧謔的話，“我們做活動(dòng)的人，大多都早生華發(fā)，因?yàn)橛械幕顒?dòng)可能只是掙個(gè)賣白菜的錢，操的卻是賣白粉的心”。
做活動(dòng)跟拍電影不同，拍電影一個(gè)鏡頭不順暢可以反復(fù)的NG，片子剪完后交給發(fā)行公司，然后基本上就是坐在家里等著收票房了。做活動(dòng)卻不行，活動(dòng)一旦開始就是不可逆轉(zhuǎn)的，也是不能重來的，領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、觀眾、媒體都在現(xiàn)場，所出的任何一點(diǎn)小差錯(cuò)都將可能讓活動(dòng)的效果大打折扣。要避免任何的低級(jí)錯(cuò)誤，使活動(dòng)達(dá)到預(yù)期的效果，就必須做足活動(dòng)的前期籌備工作。只有有了這些籌備環(huán)節(jié)的精心準(zhǔn)備，才能盡可能地避免活動(dòng)執(zhí)行過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)和突發(fā)事件，才能盡可能的確保活動(dòng)現(xiàn)場的萬無一失，因?yàn)榛顒?dòng)的籌備階段各個(gè)環(huán)節(jié)都可以反復(fù)的修改、校正，而活動(dòng)的過程是一次性的，除了彩排還有校正的機(jī)會(huì)外，活動(dòng)是不可能在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后再重新來過的。
這足以說明活動(dòng)的籌備工作為什么會(huì)如此重要。
活動(dòng)籌備更是一個(gè)復(fù)雜的過程，涉及到執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的組建、活動(dòng)項(xiàng)目的管理、資源的調(diào)度、預(yù)算的制定和控制等復(fù)雜工作。同時(shí)還涉及到活動(dòng)的宣傳和推廣及活動(dòng)的營銷和贊助(基于活動(dòng)的推廣、營銷以及贊助的重要性，我們將在后面專門的章節(jié)里進(jìn)行討論)。本章重點(diǎn)介紹采用項(xiàng)目管理的方式對活動(dòng)進(jìn)行管理。
項(xiàng)目管理與活動(dòng)運(yùn)營本屬于不同的學(xué)科，但每一個(gè)活動(dòng)本來就是一個(gè)項(xiàng)目。通過五年多的實(shí)踐和摸索，我們覺得將項(xiàng)目管理理論有效地用于活動(dòng)籌備當(dāng)中，可最大限度降低活動(dòng)執(zhí)行當(dāng)中的不可控因素，確?；顒?dòng)執(zhí)行的高效和順暢。
