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　　會(huì)展業(yè)作為新興服務(wù)業(yè),是2l世紀(jì)的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè),有著巨大的發(fā)展?jié)摿?它帶動(dòng)紡織服裝,住宿,餐飲,通訊,旅游,購(gòu)物等相關(guān)產(chǎn)業(yè),目前,我國(guó)會(huì)展業(yè)從業(yè)人員已達(dá)100多萬(wàn).隨著中國(guó)加入WTO,特別是大陸和港澳CEPA安排的實(shí)施,外商也越來(lái)越看好中國(guó)會(huì)展業(yè),中外會(huì)展企業(yè)的合作呈現(xiàn)多層次,全方位態(tài)勢(shì).美國(guó),德國(guó),英國(guó)等會(huì)展業(yè)發(fā)達(dá)國(guó)家的一些著名公司都在尋找與中國(guó)的合作項(xiàng)目,或合作建立企業(yè),或合作辦會(huì)展,形式多樣.另對(duì)外開(kāi)放的進(jìn)一步擴(kuò)大,不僅帶來(lái)新的資金和投入,更重要的是帶來(lái)新的經(jīng)營(yíng)方式和經(jīng)營(yíng)理念,必將進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)會(huì)展業(yè)更好地發(fā)展.

　　會(huì)展業(yè)中的策劃人才也已成為目前社會(huì)最緊缺的人才之一.研究如何策劃會(huì)展成為熱門(mén)話(huà)題,而其中的活動(dòng)策劃是如何成功策劃會(huì)展的關(guān)鍵一步.

　　一.大型會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)狀

　　(一)會(huì)展整體現(xiàn)狀

　　會(huì)展是一種具有貿(mào)易,展示,信息聚攏和信息發(fā)布四種功能的集會(huì),相對(duì)而言,會(huì)展中的活動(dòng)就是此類(lèi)集會(huì)發(fā)揮功能的一種工具.

　　會(huì)展的發(fā)展初期,它是貿(mào)易的有效途徑,商人為了可以獲得更多的貿(mào)易成交而參展辦展;從第一屆世界博覽會(huì)1851年開(kāi)始,隨著會(huì)展的規(guī)模越來(lái)越龐大,它的作用也被重新挖掘,信息展示,聚攏,發(fā)布,會(huì)展成為企業(yè)或組織建立,展示形象的一個(gè)大型舞臺(tái).

　　由此,已經(jīng)很少有會(huì)展僅僅舉辦一個(gè)展覽或會(huì)議,主辦者們都會(huì)在會(huì)展期間穿插一些相關(guān)活動(dòng),是使會(huì)展成功的必要部分.無(wú)論是主辦者還是參展商,都會(huì)多多少少舉辦一些活動(dòng)來(lái)活躍整個(gè)會(huì)展氣氛.例如,正在舉行的2005年上海市國(guó)際汽車(chē)工業(yè)展就策劃舉辦網(wǎng)上展覽互動(dòng),高層次論壇,F1聯(lián)動(dòng),評(píng)選活動(dòng)等多種活動(dòng),在原本就人氣頗高的車(chē)展上把參與者的積極性不斷提高.

　　會(huì)展中的活動(dòng)一方面可以給會(huì)展創(chuàng)造良好的氣氛,另一方面又可進(jìn)一步豐富,擴(kuò)展并完善會(huì)展的功能.

　　(二)相關(guān)活動(dòng)的分類(lèi)及現(xiàn)狀

　　參照現(xiàn)時(shí)會(huì)展的現(xiàn)狀,按活動(dòng)形式,可以把相關(guān)活動(dòng)可以分為會(huì)議型,慶典型,展示型,綜合型.

　　在會(huì)展中,會(huì)議型,是以論壇,技術(shù)交流會(huì),研討會(huì)等活動(dòng)形式出現(xiàn)的.參加者多為著名的學(xué)者,專(zhuān)家,企業(yè)和政府官員,他們交流行業(yè)內(nèi)部的最新消息,傳播新技術(shù),倡導(dǎo)新思維和新理念.慶典型,這個(gè)形式在會(huì)展中也是十分常見(jiàn),一般在會(huì)展的開(kāi)幕以及閉幕中出現(xiàn),也有展覽策劃者把表演放在會(huì)展期間來(lái)提高會(huì)展的被關(guān)注度,或是企業(yè)推出新品展示的表演活動(dòng).展示型,新品發(fā)布會(huì)便是典型的展示型活動(dòng),許多企業(yè)會(huì)利用會(huì)展期間的媒體注意度來(lái)發(fā)布新產(chǎn)品,不但節(jié)約了公關(guān)成本,也把產(chǎn)品信息呈現(xiàn)給更多目標(biāo)消費(fèi)者.綜合型,則要比表演更加能夠激發(fā)參展者和參觀者的積極性,特別是一些專(zhuān)業(yè)性的比賽特別能夠吸引到一些企業(yè)的參與,對(duì)于招展而言最有幫助.

　　按活動(dòng)目的可以分為傳播主導(dǎo)型,營(yíng)銷(xiāo)主導(dǎo)型和混合型.

　　傳播主導(dǎo)的活動(dòng)對(duì)于會(huì)展而言是一個(gè)有力的營(yíng)銷(xiāo)工具,在會(huì)展期間以宣傳為主要目的地舉辦一些表演,論壇,研討會(huì)等活動(dòng)可以為會(huì)展招攬人氣,吸引專(zhuān)業(yè)的與會(huì)者,又可以活躍會(huì)展氣氛.而營(yíng)銷(xiāo)主導(dǎo)的活動(dòng)則是以盈利為主要目的,宣傳為輔,它們可以為企業(yè)帶來(lái)利益,為建立形象創(chuàng)造條件,所有許多參展商會(huì)選擇這個(gè)形式參展,以此作為在參展商競(jìng)爭(zhēng)中的亮點(diǎn).綜合型則更加普遍,因?yàn)閮烧呒骖?既可以為會(huì)展主辦者省去投資費(fèi)用,又可以起到相同的宣傳作用.本文主要是從這個(gè)分類(lèi)方法來(lái)分析會(huì)展中活動(dòng).

　　策劃一個(gè)成功的活動(dòng),可以起到豐富完善展會(huì)的作用,活躍會(huì)展氣氛,吸引更多的潛在參展企業(yè)與觀眾,總結(jié)活動(dòng)共有七大功能:

　　豐富展會(huì)的信息功能.

　　擴(kuò)展展會(huì)的展示功能.

　　強(qiáng)化展會(huì)的發(fā)布功能.

　　延伸展會(huì)的貿(mào)易功能.

　　吸引更多的潛在參展企業(yè)和潛在觀眾.

　　提升展會(huì)檔次,擴(kuò)大展會(huì)影響.

　　活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛.

　　西博會(huì)作為一個(gè)75年歷史的大型綜合會(huì)展,2003年它選擇了舉行開(kāi)幕式文藝晚會(huì),開(kāi)幕第二天又舉辦新穎的國(guó)際煙花大會(huì)為整個(gè)博覽會(huì)的繼續(xù)熱場(chǎng),期間豐富精彩的表演活動(dòng)為博覽會(huì)聚集了人氣,做了個(gè)熱鬧又不失身份的開(kāi)場(chǎng),既在當(dāng)時(shí)特殊的非典背景下,吸引到了潛在的觀眾,又為西博會(huì)將來(lái)綜合發(fā)展奠定了基礎(chǔ).此后大型煙花會(huì)成為了西博會(huì)的開(kāi)幕固定節(jié)日.

　　由于要與會(huì)展進(jìn)行互動(dòng),大多數(shù)活動(dòng)會(huì)選擇與會(huì)展在同一場(chǎng)地舉行,或者安排在相近的地點(diǎn)舉辦,西博會(huì)的煙花表演就固定選擇在離主會(huì)場(chǎng)較近的西湖湖畔.若要舉辦小型活動(dòng)則無(wú)需另外安排場(chǎng)地,無(wú)論如何都要確保活動(dòng)既方便參觀者,也對(duì)會(huì)展氣氛產(chǎn)生積極影響.

　　二.大型會(huì)展活動(dòng)策劃的特點(diǎn),內(nèi)容和步驟

　　(一)大型會(huì)展中活動(dòng)的定義與特點(diǎn)

　　在策劃活動(dòng)之前,首先要明確何為活動(dòng).