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答：要保證所有的輔助設(shè)備準(zhǔn)備就緒，所有的通道暢通無阻，房間內(nèi)也已清空，這樣才能保證搭建舞臺的效率。確保不要出現(xiàn)任何延誤，以免產(chǎn)生額外的費用。不能等到搭臺的工作人員到場時才忙著把廳內(nèi)的桌椅搬開，應(yīng)該在舞臺搭建開始之前把一切準(zhǔn)備就緒，以確保所有工作按計劃進(jìn)行。

 

問：在布置、彩排、正式活動和拆卸設(shè)備等過程當(dāng)中，伙食和休息都會產(chǎn)生費用，你的預(yù)算當(dāng)中是否包括了這些費用？合同有沒有規(guī)定把這些開支列入總賬單？休息區(qū)要設(shè)在房間內(nèi)，還是單獨設(shè)在另一個房間？休息時間有沒有其他服務(wù)公司來安裝設(shè)備？休息會不會影響他們的安裝工作？

 

答：明確你的義務(wù)。你要不要支付安裝設(shè)備的工作人員的伙食費？就餐時間計不計入工時？員工伙食是另外計費，還是含在合約服務(wù)公司列出的書面預(yù)算里？有時你是不必支付伙食費的，但要確認(rèn)清楚。進(jìn)餐和休息是否需要安排 在一個單獨房間？如果是的話，這個房間有沒有預(yù)留？是否靠近設(shè)備安裝現(xiàn) 場？在合同中應(yīng)規(guī)定清楚，預(yù)訂休息室的事宜是由你^活動策劃者負(fù) 責(zé)，還是由服務(wù)公司負(fù)責(zé)？你是否需要多交租金？舞臺工作人員的伙食由誰安 排，是你，還是服務(wù)公司？你可以讓活動舉辦場地根據(jù)你的預(yù)算設(shè)計合適的菜單，你是否需要為自己的員工安排伙食？需不需要額外的房間？如果你雇用幾家不同的會務(wù)公司，那么你可能要負(fù)責(zé)給他們所有人提供伙食。比如，燈光師們和舞臺工作人員就餐的時間安排可能不同。確定由誰負(fù)責(zé)和監(jiān)督所有的就餐事宜。

 

問：視聽設(shè)備的搬進(jìn)搬出、安裝拆卸都要多久？

 

答：如果你雇用兩家不同的服務(wù)公司，一家負(fù)責(zé)舞臺，另一家負(fù)責(zé)視聽，那么一定要保證他們清楚對方的日程安排和時間表，以避免沖突。最理想的情形是：負(fù)責(zé)舞臺的公司能夠同時完成視聽設(shè)備、燈光和舞臺布景等工作。最好找到一家可以滿足你所有要求的提供成套服務(wù)的服務(wù)公司。但是，要權(quán)衡全套服務(wù)和單獨服務(wù)的價格。你可能只需要一個簡易的舞臺，而對燈光和視聽的要求不亞于搖滾音樂會，或者你需要復(fù)雜的舞臺卻只要求有簡單的照明。了解一下，看看提供成套服務(wù)的公司是否擁有你需要的設(shè)備，或者是否可以根據(jù)你的需要租用設(shè)備。你要保證獲得最能滿足你要求的設(shè)備，而不是單單使用現(xiàn)有的設(shè)備。

 

問：視聽設(shè)備的卸車和安裝是否有特殊要求？

 

答：在安裝視聽設(shè)備的工作人員到達(dá)之前，需要進(jìn)行什么安排？比如，吊燈要不要拆卸，通風(fēng)口要不要關(guān)閉以防止噪聲等等。能否在最大程度上保證安裝工作的順利進(jìn)行？又比如，你需要為工作人員做哪些準(zhǔn)備，以保證留給他們最多的工作時間？你當(dāng)然不希望安裝隊伍到場以后還要等別人騰出大廳和過道。

 

你必須比他們先到場，為他們的到達(dá)做好準(zhǔn)備工作。

 

問：還有什么額外開支需要列入預(yù)算？

 

答：了解所有可能發(fā)生的額外開支。比如，總賬單中，人員工資和電費是定額收取的，還是根據(jù)實際使用量收??？根據(jù)該場地以往所舉行的活動情況估算 一下開支，將估算值列入預(yù)算。同時，留出預(yù)算總額10%的預(yù)備金。實際的花費少于預(yù)算總比超過預(yù)算要好。還有，一定要索取場地書面的開支預(yù)估。

 

問：燈光設(shè)備的搬運、拆裝需要多長時間？

 

答：你可以只與一家服務(wù)公司簽訂合約，讓他們同時負(fù)責(zé)舞臺、燈光和視聽，這是比較理想的。但如果是由多家公司提供這些服務(wù)，那么你就要與他們 協(xié)商，確定他們工作的先后順序，并確定哪些工作可以同時進(jìn)行。

 

問：燈光設(shè)備的卸車和安裝有沒有特殊要求？

 

答：舞臺、視聽和燈光等所有方面都有各自的特殊要求。每一個方面都要與相應(yīng)的服務(wù)公司仔細(xì)研究，這樣才能保證所有的準(zhǔn)備工作都能夠就緒。一臺裝卸機(jī)是否夠用？還是需要兩臺？各部分工作在時間上是否重合？

 

問：燈光服務(wù)公司列出的預(yù)算當(dāng)中是否包括設(shè)備拆裝、預(yù)演和正式活動時的工作餐和工間休息的費用？

 

答：如上文舞臺和視聽部分所述，一定要與會議服務(wù)公司協(xié)商此類事宜。

 

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